Efektywne, bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie lekami jest jednym z kluczowych Funkcjonalność Wydania Zewnętrznego, w skrócie WZ (często nazywanego „WZtką”), została stworzona po to, aby ułatwić Ci pracę w terenie i zapewnić porządek w ewidencji leków. Jest to narzędzie szczególnie przydatne w lecznicach, gdzie kilku lekarzy korzysta ze wspólnego magazynu głównego i tej samej książki leczenia.
Poniżej wyjaśniamy, czym jest WZ, jak działa i jak możesz wykorzystać je w codziennej pracy.
Czym jest Wydanie Zewnętrzne (WZ)?
Wydanie Zewnętrzne to wewnętrzny dokument systemowy, który pozwala na „wypożyczenie” leków z magazynu głównego na czas Twojej pracy w terenie. Mówiąc prościej – gdy pobierasz z lecznicy leki na serię wizyt u klientów, tworzysz dokument WZ, na którym zapisane są wszystkie te produkty.
Nie jest to jeszcze dokument sprzedaży ani Karta Leczenia – to Twoja ewidencja tego, co masz przy sobie.
Jak WZ wpływa na stany magazynowe?
To kluczowa zaleta tego rozwiązania. Gdy tworzysz dokument WZ i dodajesz do niego leki:
- Leki są blokowane – wybrane produkty i ich ilości są natychmiast zdejmowane ze stanu magazynu głównego.
- Są „przesuwane” na stan WZ – leki nie znikają z systemu, ale są przypisane bezpośrednio do Twojego dokumentu WZ.
Co to oznacza w praktyce?
Nikt inny w lecznicy – ani inny lekarz, ani pracownik magazynu – nie sprzeda przez pomyłkę leków, które fizycznie znajdują się w Twoim samochodzie. System wie, że są one „w terenie” i nie udostępnia ich do dalszej sprzedaży z magazynu głównego.
Scenariusz pracy z wykorzystaniem WZ – krok po kroku
Wyobraź sobie typowy dzień pracy. Rano przygotowujesz się do wizyt u kilku klientów.
Krok 1: Pobranie leków i utworzenie WZ
- Podchodzisz do magazynu i wybierasz leki, które przewidujesz zużyć w ciągu dnia (np. antybiotyki, szczepionki, środki przeciwpasożytnicze).
- W systemie Weter, Ty lub magazynier tworzycie nowy dokument Wydania Zewnętrznego (WZ), wpisując na niego wszystkie pobrane leki wraz z ich ilością.
- Po zatwierdzeniu dokumentu, stany magazynowe w systemie zostają automatycznie zaktualizowane.
Krok 2: Rezerwacja numeru Karty Leczenia (opcjonalnie, ale zalecane)
- Podczas tworzenia WZ system daje Ci możliwość przypisania jednego konkretnego numeru Karty Leczenia, który zostanie później wykorzystany do rozliczenia wizyty.
- Dlaczego to jest tak ważne? Dzięki przypisaniu numeru, inny lekarz pracujący w tym czasie stacjonarnie w gabinecie nie „wejdzie” Ci w numerację. System nie pozwoli mu użyć numeru, który jest przypisany do Twojej WZtki, gwarantując chronologiczną ciągłość dokumentacji w ramach jednej książki.
Uwaga: System nie pozwala rezerwować kilku numerów jednocześnie, aby zachować pełną, liniową i kontrolowaną numerację.
Krok 3: Praca w terenie
- Jedziesz do klientów i przeprowadzasz wizyty, stosując pobrane wcześniej leki.
Krok 4: Rozliczenie wizyty i wystawienie Karty Leczenia
- Po powrocie do lecznicy (lub nawet na miejscu u klienta, jeśli masz dostęp do systemu), otwierasz swoją WZtkę.
- Na podstawie dokumentu WZ rozliczasz wizytę – system umożliwia powiązanie pobranych leków z Kartą Leczenia przypisaną do numeru zarezerwowanego przy tworzeniu WZ.
- Wystawiasz Kartę Leczenia, drukujesz ją i przekazujesz klientowi. Dokument jest oficjalnie wpisany do książki.
A co z niewykorzystanymi lekami?
- Leki, które nie zostały zużyte, nadal widnieją na Twoim dokumencie WZ – do momentu jego pełnego rozliczenia.
- Po zakończeniu pracy w terenie dokument WZ musi zostać rozliczony w całości: niewykorzystane leki zwracasz jednym zwrotem z WZ do magazynu głównego, a wykorzystane rozliczasz poprzez Kartę Leczenia.
- Nie ma możliwości pozostawienia „części WZtki” do dalszego wykorzystania w innym dniu – dzięki temu ewidencja obrotu lekami pozostaje spójna, jednoznaczna i zawsze możliwa do odtworzenia.
Podsumowanie korzyści
- Pełen porządek w magazynie – zawsze wiesz, co jest fizycznie na półce, a co zostało wydane lekarzom do pracy w terenie.
- Unikanie pomyłek – koniec z sytuacjami, gdy „na papierze” lek jest w magazynie, a w rzeczywistości go nie ma.
- Gwarancja ciągłości numeracji – przypisanie jednego numeru Karty Leczenia do WZ eliminuje ryzyko bałaganu w dokumentacji, gdy kilku lekarzy pracuje na jednej książce.
- Wygoda i szybkość – Karta Leczenia jest tworzona na bazie WZ, co przyspiesza rozliczenie wizyty – nie musisz od nowa wyszukiwać wszystkich zastosowanych leków.
- Pełna kontrola – masz jasny obraz tego, ile leków zużyłeś w terenie i ile powinno zostać zwróconych do magazynu.
Taki sposób pracy z Wydaniami Zewnętrznymi (WZ) pozwala efektywnie zarządzać lekami w terenie, minimalizować ryzyko błędów i utrzymać porządek w dokumentacji nawet wtedy, gdy z jednego magazynu korzysta kilku lekarzy jednocześnie.
Dodaj komentarz