W związku z obowiązkiem przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), system Weter umożliwia szybkie przygotowanie plików XML zgodnych z KSeF .
Poniżej opisujemy dokładnie, jak skorzystać z tej funkcji oraz na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów.
1. Gdzie znaleźć funkcję eksportu do KSeF?
Funkcja generowania plików XML do KSeF dostępna jest w module:
Moduły → Lista faktur
W górnej części listy widoczny jest przycisk:
„Pobierz XML KSeF (ZIP)”
To kluczowy element całego procesu – umożliwia jednoczesne wygenerowanie plików XML dla wielu faktur i spakowanie ich w jedno archiwum ZIP.
2. Wybór faktur do eksportu
Przed pobraniem pliku należy wskazać faktury, które mają zostać przygotowane do KSeF:
- możesz zaznaczyć pojedyncze faktury,
- możesz użyć opcji „Zaznacz wszystkie” (np. na danej stronie listy),
Ważne: system nie eksportuje „wszystkiego automatycznie” – zawsze pracuje na faktycznie zaznaczonych pozycjach.
3. Pobranie pliku XML KSeF (ZIP)
Po zaznaczeniu faktur kliknij przycisk:
„Pobierz XML KSeF (ZIP)”
System:
- generuje osobny plik XML dla każdej faktury,
- pakuje wszystkie pliki do jednego archiwum ZIP,
- przygotowany plik możesz następnie zaimportować do KSeF lub wykorzystać w zewnętrznych narzędziach.
4. Najczęstsze błędy – co oznaczają komunikaty?
Podczas generowania XML system weryfikuje dane wymagane przez KSeF. Jeżeli czegoś brakuje, pojawi się komunikat.
Przykładowe komunikaty i ich znaczenie:
❌ „NIP sprzedawcy musi mieć dokładnie 10 cyfr”
→ sprawdź dane gabinetu w ustawieniach – NIP musi być poprawny i bez spacji.
❌ „Nieprawidłowy numer rachunku bankowego (10–34 znaki)”
→ numer konta jest wymagany do poprawnego pliku KSeF.
⚠️ „Nabywca bez NIP – faktura zostanie wystawiona z oznaczeniem BrakID”
→ to ostrzeżenie, nie błąd.
Plik XML zostanie wygenerowany, ale faktura będzie oznaczona jako wystawiona dla nabywcy bez NIP (np. osoba fizyczna).
Kluczowa uwaga ekspercka
KSeF jest systemem rygorystycznym, a większość problemów nie wynika z samego eksportu, lecz z niekompletnych danych podstawowych.
Przed masowym generowaniem XML warto:
- sprawdzić dane gabinetu (NIP, konto),
- upewnić się, że szablony faktur są spójne.
5. Eksport pojedynczej faktury – alternatywa
Jeżeli chcesz pobrać XML tylko dla jednej faktury:
- kliknij „Wybierz opcję” przy danej pozycji,
- wybierz „Pobierz XML KSeF”.
To dobre rozwiązanie do testów lub korekty pojedynczych dokumentów.
6. Dobra praktyka na przyszłość
Z perspektywy organizacyjnej najlepszym podejściem jest:
- regularne uzupełnianie danych kontrahentów,
- kontrola danych gabinetu po każdej zmianie (konto, NIP),
- okresowe generowanie XML „partiami” (np. miesięcznie).
Takie podejście minimalizuje ryzyko błędów w KSeF i eliminuje nerwowe poprawki „na ostatnią chwilę”.
Podsumowanie
Funkcja „Pobierz XML KSeF (ZIP)” w systemie Weter:
- pozwala szybko przygotować faktury do KSeF,
- obsługuje eksport zbiorczy,
- jasno informuje o brakach w danych,
- daje pełną kontrolę nad procesem.
Jeżeli pojawiają się błędy – w większości przypadków są one sygnałem do korekty danych, a nie problemem technicznym systemu.
Faktury za leki – pobieranie pliku XML do Weter.pl
Warto pamiętać, że do systemu Weter.pl można również załadować plik XML z fakturą za leki otrzymaną od hurtowni.
W osobnym wpisie na blogu szczegółowo wyjaśniamy:
- skąd pobrać plik XML faktury za leki,
- jak poprawnie wczytać go do systemu Weter.pl.
Instrukcja krok po kroku dostępna tutaj:
Jak pobrać fakturę za leki z KSef do Weter.pl
Dodaj komentarz