Dlaczego zmieniliśmy formularz?

Nowy formularz porządkuje wszystko w jednym, logicznym układzie i wyraźnie rozdziela:

1. dane konkretnego użycia leku na karcie,
2. dane z faktur,
3. stałe dane produktu leczniczego.

Część informacji uzupełnia się teraz automatycznie na podstawie danych zapisanych przy lekach referencyjnych.

Struktura nowego formularza

Po wejściu w „Aktualizację kart obrotu detalicznego” widać teraz trzy sekcje oznaczone numerami:

1. Leki występujące na karcie leczenia

To pierwszy, najważniejszy blok – pracujemy tutaj na lekach, które faktycznie wystąpiły na danej karcie.

2. Uzupełnienie danych na fakturach

Druga sekcja dotyczy wyłącznie faktur, z których pochodzą leki użyte na karcie.

3. Uzupełnienie danych dotyczących produktów leczniczych

Trzeci blok dotyczy stałych danych leku.

Najważniejsze różnice względem starej wersji

Nowy formularz został uporządkowany tak, aby wszystkie pola znalazły się w logicznych, tematycznych sekcjach. Część informacji uzupełnia się teraz automatycznie na podstawie danych zapisanych przy lekach referencyjnych, co znacząco zmniejsza liczbę pól do ręcznego wypełnienia. Nie ma już potrzeby uzupełniania całego zestawu danych wyłącznie w Formularzu Aktualizacji Dokumentów Obrotu Detalicznego — część obowiązków można przenieść na etap wprowadzania faktury lub na szczegóły danego produktu leczniczego.

W ostatnich tygodniach przebudowaliśmy moduł wprowadzania faktur zakupu leków w Weter.pl. Zmiana nie polega jedynie na odświeżeniu wyglądu – to pełna reorganizacja pracy z dokumentem, której celem jest wyeliminowanie powtarzalnych czynności i zwiększenie pewności, że dane trafiają do systemu poprawnie.

Poniżej wyjaśniam, jak korzystać z nowego formularza i dlaczego w praktyce gabinetu przynosi on realną oszczędność czasu.

Dlaczego zmieniliśmy formularz?

Wcześniejsza wersja była funkcjonalna, ale wymagała ręcznego uzupełniania pól dotyczących leków: jednostek, serii, terminu ważności czy właściwych nazw handlowych. W przypadku częstych dostaw oznaczało to ryzyko literówek oraz konieczność wielokrotnego powtarzania tych samych czynności.

Nowy formularz korzysta z rządowej listy leków referencyjnych, dzięki czemu:

• nazwa leku podpowiada się automatycznie,
• wiele pól uzupełnia się “same”, bez ponownego wpisywania danych,
• łatwiej kontrolować zgodność dokumentacji z wymogami prawnymi.

To oznacza, że lekarz lub asystent administracyjny wykonuje mniej pracy ręcznej, a system eliminuje typowe błędy z danych magazynowych.

Jak korzystać z nowego formularza krok po kroku?

1. Wprowadź dane z faktury (tu niewiele się zmieniło)

W górnej części formularza znajdują się obowiązkowe pola:

• dostawcę
• numer faktury,
• data sprzedaży, wystawienia i zapłaty

System podpowiada datę bieżącą, ale możesz ją zmienić. Sumaryczna wartość faktury aktualizuje się automatycznie po wpisaniu pozycji.

2. Dodaj pozycję zakupu

Po rozwinięciu sekcji „Pozycja 1” zobaczysz nowy układ pól. Wszystkie pola dotyczą jednej pozycji zakupionego towaru.

a) Wyszukaj lek

Wpisz fragment nazwy – system skorzysta z listy leków referencyjnych. Po wybraniu pozycji uzupełnij wymagane pola

a) Wprowadź ilość, serię i datę ważności

Pola są zgrupowane w logicznej kolejności tak, aby wprowadzanie zajmowało jak najmniej czasu.

b) Sprawdź aktualny stan magazynu

Obok pozycji widzisz natychmiast, jak zmieni się stan danego leku po zapisaniu dokumentu.

3. Dodaj dane wymagane na Dokumentach Obrotu Detalicznego

Dla leków referencyjnych (rządowych), system automatycznie uzupełni część pól.

Wprowadzone dane zostaną automatycznie wykorzystane przy wystawianiu Dokumentu Obrotu Detalicznego i nie trzeba będzie ich wpisywać przy wystawianiu dokumentu.

4. Cenniki

W tym miejscu możesz dodać cenniki bez konieczności przechodzenia do innych modułów, co znacząco przyspiesza pracę i upraszcza cały proces.

4. Łączenie leków z lekami głównymi – większa spójność danych bez dodatkowej pracy

Nowy formularz obsługuje również sytuacje, w których na fakturze zaczytanej z pliku pojawia się lek opisany inaczej niż mamy zapisany w systemie lub zapisany w sposób niestandardowy. W takich przypadkach system automatycznie wykrywa pozycje niezgodne z listą leków które mamy zapisane w systemie i pozwala szybko powiązać je z właściwym lekiem. Po zapisaniu dokumentu wczytana nazwa zostaje automatycznie zastąpiona nazwą leku głównego— bez konieczności podejmowania dodatkowych działań.

. Dzięki temu:

• unikniesz rozdrobnienia magazynu na wiele podobnych pozycji,
• dokumentacja będzie w pełni zgodna z rejestrem leków,
• a cały proces korekty zajmie dosłownie kilka sekund.

To rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznej standaryzacji i pozwala zachować przejrzystość magazynu nawet wtedy, gdy faktury są opisane w różny sposób przez różnych dostawców.

Jak ręcznie połączyć lek z faktury z nazwą główną – instrukcja krok po kroku

Oto jak to zrobić:

a. Otwórz okno łączenia nazw : „Zmień nazwę główną”

Pojawi się okno łączenia nazw:

b. Sprawdź nazwę widniejącą na fakturze

W górnej części okna zobaczysz pole:
„Nazwa na fakturze: TYMPA CALF 100 ML”
To nazwa, która zostanie przypisana do właściwego leku głównego.

c. Wyszukaj lek z listy leków głównych

W polu wyszukiwania wpisz fragment nazwy leku głównego, z którym chcesz połączyć nazwę z faktury.
System podpowie dostępne pozycje a leki z rządowej listy leków referencyjnych są zaznaczone niebieskim kolorem.

d. Wybierz odpowiedni lek z listy

Kliknij właściwą pozycję – po jej zaznaczeniu zostanie ona oznaczona jako lek główny, z którym zostanie połączona nazwa z faktury.

e. Zapisz połączenie

Kliknij przycisk „Połącz nazwy”.
Od tego momentu:

• dokument zapisze się już pod prawidłową nazwą główną,
• a system zapamięta to połączenie na przyszłość.

Przy kolejnych fakturach z tą samą nazwą od dostawcy system automatycznie zastosuje już wybraną wcześniej nazwę główną — bez ponownego pytania.

Co zyskujesz dzięki zmianie?

✔ Mniej błędów

Dla leków z rządowej listy referencyjnej dane o lekach pochodzą z tej samej listy, którą posługują się instytucje państwowe.

✔ Większą szybkość pracy

Przy dużej liczbie dostaw różnica jest wyraźna – wiele pól uzupełnia się automatycznie.

✔ Lepszą organizację i przejrzystość

Nowy układ jest bardziej intuicyjny, szczególnie dla osób, które sporadycznie wprowadzają faktury.

✔ Pewność zgodności z przepisami

Wymagane dane w dokumentach obrotu detalicznego system pilnuje za Ciebie.