Regulamin Systemu Weter.pl

Data aktualizacji: 27.10.2026

§1. Definicje

Regulamin — niniejszy dokument określający warunki świadczenia usług Weter.pl, wraz z Umową PPD.
Operator — ENOTION sp. z o.o., ul. Leśna 12, 62-090 Rokietnica, KRS 0001081793, NIP 7812063738, REGON 527467997. Kontakt: [email protected], [email protected], tel. +48 508 995 295; ochrona danych: [email protected].
System — Weter.pl, oprogramowanie udostępniane przez Operatora jako usługa internetowa (SaaS), wraz z dostępnymi modułami, portalem i integracjami.
Klient — podmiot zawierający z Operatorem Umowę na korzystanie z Systemu na własny rachunek, wskazany przy rejestracji lub w odrębnie podpisanej umowie. Osoba działająca za Klienta musi mieć odpowiednie umocowanie.
Użytkownik Biznesowy — Klient korzystający z Systemu w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową. Jest nim między innymi podmiot prowadzący praktykę weterynaryjną, kilka gabinetów albo gospodarstwo hodowlane.
Użytkownik Upoważniony — osoba, której Klient udzielił dostępu do Systemu do wykonywania zadań w jego imieniu, w szczególności pracownik lub współpracownik.
Użytkownik Indywidualny — osoba korzystająca z konta udostępnionego przez Klienta do obsługi własnych zwierząt lub zwierząt podmiotu, który reprezentuje. Bezpośredni zakup usługi dla gospodarstwa oznacza status Klienta, a nie samo korzystanie z portalu Klienta.
Użytkownik — osoba korzystająca z Konta, w tym Klient będący osobą fizyczną, Użytkownik Upoważniony lub Użytkownik Indywidualny. Obowiązki Klienta nie obciążają automatycznie każdej osoby posiadającej Konto.
Konsument — osoba fizyczna dokonująca z Operatorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, która nie ma dla niej charakteru zawodowego, ocenianego w szczególności na podstawie przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG; korzysta z ochrony w zakresie przewidzianym prawem.
Konto — indywidualny dostęp do Systemu, identyfikowany Loginem i zabezpieczony Hasłem lub innym udostępnionym mechanizmem uwierzytelniania. Login jest identyfikatorem konta, a Hasło jego poufnym zabezpieczeniem.
Umowa — umowa o świadczenie usług Weter.pl zawarta przez Klienta z Operatorem, której częścią jest Regulamin. Cennik określa opłaty za wybrany pakiet i usługi dodatkowe; jest dostępny na stronach https://weter.pl/cennik.html i https://weter.pl/cennik-dodatki.html. Warunki indywidualne uzgodnione z Klientem mają pierwszeństwo. Strony oznaczają Operatora i Klienta.
Asystent AI Wetera — funkcje sztucznej inteligencji zapewniane przez Operatora w Systemie, w tym analiza dokumentów, opracowanie tekstu i nagrań oraz, w udostępnionym zakresie, agent wykonujący polecenia za pomocą narzędzi Systemu.
Zewnętrzny Asystent AI — aplikacja lub usługa AI wybrana samodzielnie przez Klienta lub Użytkownika, np. ChatGPT, Claude lub Gemini, używana na odrębnych warunkach jej dostawcy.
Serwer MCP — interfejs Systemu obsługiwany przez Operatora, udostępniający uprawnionemu programowi narzędzia odczytu i wykonywania operacji za pomocą protokołu Model Context Protocol. Nie jest to sam model AI ani Zewnętrzny Asystent AI. Połączenie może być skonfigurowane jako wtyczka lub konektor.
Kalendarz Rezerwacji Online — publiczny moduł rezerwowania wizyt u Klienta, dostępny także jako element jego strony internetowej. Osoba Rezerwująca składa zgłoszenie wizyty bez konieczności posiadania Konta. Wizyta oznacza termin zarezerwowany u Klienta.
Polityka Prywatności — informacja o przetwarzaniu danych i korzystaniu z urządzeń końcowych, dostępna pod adresem https://weter.pl/polityka.html. Lista podprocesorów określa dostawców angażowanych przez Operatora do przetwarzania danych powierzonych; jej aktualna treść jest udostępniona w Polityce Prywatności oraz przekazywana Klientowi na żądanie.
RODO — rozporządzenie (UE) 2016/679. Dane Osobowe oznaczają dane osobowe w rozumieniu RODO. Umowa PPD — umowa powierzenia z §11A, zawierana z Klientem w zakresie powierzanych przez niego Danych Osobowych.

§2. Zakres i strony usługi

Regulamin określa korzystanie z Systemu, opłaty, zakończenie usługi, reklamacje i powierzenie danych. Przed zawarciem Umowy Operator udostępnia Regulamin w sposób umożliwiający zapisanie i odtworzenie jego treści. Obowiązuje prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązującej ochrony przysługującej Konsumentowi.
Klient odpowiada za wybór pakietu, organizację pracy i upoważnienia. Kilka gabinetów tego samego podmiotu nie tworzy przez samo założenie odrębnych Kont kilku stron Umowy ani kilku administratorów danych.
Użytkownik Upoważniony działa w granicach umocowania i nadanych uprawnień. Uzyskanie Konta nie uprawnia samo w sobie do zawierania lub wypowiadania Umowy za Klienta ani do udostępniania danych zewnętrznym usługom.
Dostęp Użytkownika Indywidualnego obejmuje zakres udostępniony przez Klienta, w szczególności dokumentację własnych zwierząt i stad, historię leczenia i szczepień, status zdrowotny stad oraz dostępne zadania, w tym dodawanie własnych zadań i poprawianie własnych wpisów. Nie obejmuje pozostałych danych Klienta. Konto jest udostępniane na wniosek lub za akceptacją osoby uzyskującej dostęp. Operator zapewnia techniczną obsługę tego dostępu; Klient odpowiada za świadczone przez siebie usługi weterynaryjne i udostępnienie dokumentacji. Dostęp do portalu jest nieodpłatny; Klient nie pobiera opłaty za sam dostęp online do dokumentacji. Użytkownik Indywidualny stosuje zasady korzystania z Konta, lecz nie staje się przez to administratorem dokumentacji Klienta ani stroną Umowy PPD.
Polityka Prywatności informuje o przetwarzaniu danych. Zapoznanie się z nią lub przyjęcie Regulaminu nie zastępuje zgody na przetwarzanie, gdy taka zgoda jest wymagana, ani zgody na marketing.
Operator może zamieszczać w Systemie komunikaty i treści reklamowe zgodnie z prawem; wykorzystanie danych i narzędzi marketingowych podlega Polityce Prywatności oraz wymaganym zgodom. Za te treści Operator odpowiada na zasadach prawa i §9.

§3. Uprawnienie do korzystania z Systemu

Operator posiada prawa niezbędne do udostępniania Systemu. Na czas świadczenia usługi udziela niewyłącznego i nieprzenoszalnego uprawnienia do korzystania z niego w uzgodnionym zakresie. Użytkownik Indywidualny korzysta w granicach przyznanego dostępu.
Zabronione jest udostępnianie dostępu osobom nieuprawnionym, obchodzenie zabezpieczeń, ingerowanie w cudze dane oraz kopiowanie, rozpowszechnianie, modyfikowanie lub dekompilowanie oprogramowania poza zakresem dopuszczonym prawem lub umową. Klient zachowuje prawa do swoich danych i treści.

§4. Funkcje i dostępność Systemu

System wspiera działalność weterynaryjną i hodowlaną. Zależnie od pakietu, roli i włączonych modułów umożliwia:
- prowadzenie kartotek klientów, zwierząt i stad oraz dokumentacji leczenia, szczepień, obserwacji, konsultacji, inseminacji, obrotu lekami i programów zdrowotnych, w tym kart leczenia, schematów leczenia, zaświadczeń i wykazów szczepień, obserwacji w kierunku wścieklizny, dokumentów obrotu detalicznego i książki leków psychotropowych;
- przygotowywanie kart roboczych, dokumentów, załączników, podpisów, wydruków i plików PDF oraz wysyłanie dokumentów;
- obsługę magazynu leków, dostaw, serii, karencji, podmagazynów, przesunięć, wydań, utylizacji i inwentaryzacji;
- ustalanie cen i polityk cenowych, fakturowanie, zestawienia, rozliczenia i raporty;
- prowadzenie kalendarza, zadań, grafiku personelu i dostępności zasobów, rezerwacje oraz wiadomości e-mail i SMS;
- zarządzanie Kontami i uprawnieniami, portal Użytkownika Indywidualnego, wyszukiwanie kodami i drukowanie etykiet;
- wybrane czynności offline, eksport danych oraz funkcje AI i Serwera MCP na zasadach poniżej.
Przygotowanie pliku XML faktury do KSeF nie oznacza jego wysłania ani nadania numeru KSeF. Dokumentacja leczenia prowadzona w Systemie nie jest sama w sobie połączeniem z urzędową elektroniczną książką leczenia zwierząt. Klient wykonuje wymagane czynności poza Systemem, jeżeli integracja nie została wyraźnie udostępniona.
Dostęp do pojedynczej funkcji może wymagać pakietu, konfiguracji, uprawnień lub dodatkowego zamówienia. Sam opis funkcji w Regulaminie nie oznacza jej dostępności na każdym Koncie.
System jest przeznaczony do korzystania przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, z zastrzeżeniem przerw technicznych i awarii. Operator utrzymuje System i bez dodatkowej opłaty dostarcza aktualizacje niezbędne do jego prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z prawem działania w uzgodnionym zakresie. Podejmuje działania ograniczające czas niedostępności. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem w Systemie lub e-mailem. Istotne ograniczenie uzgodnionych funkcji podlega §10 i przepisom chroniącym odbiorców usług cyfrowych.
Informacje o wymaganej konfiguracji, okresie testowym lub czasowym wstrzymaniu nowych zamówień są podawane przed zamówieniem na stronie lub bezpośrednio Klientowi.

§4a. Asystenci AI, nagrania i Serwer MCP

Korzystanie z AI jest opcjonalne. Asystent AI Wetera jest funkcją zapewnianą przez Operatora z udziałem dostawców wskazanych na Liście podprocesorów. Zewnętrzny Asystent AI jest odrębną usługą wybraną przez Klienta lub Użytkownika. O podziale obowiązków decyduje sposób zapewnienia usługi, a nie samo miejsce wyświetlania okna rozmowy ani użycie Serwera MCP.
Asystent AI Wetera może analizować przekazany PDF, informacje z dokumentacji i historię leczenia, opracowywać tekst oraz przetwarzać nagranie na tekst. Przy odczycie rozpoznanych wizualizacji faktur KSeF System najpierw stosuje odczyt bez AI; przekazanie do AI następuje, gdy uruchomiona funkcja tego wymaga. Wysyłany plik może zawierać dane osobowe; System nie zapewnia automatycznej anonimizacji jego treści. Użytkownik może wprowadzić dane faktury ręcznie. Po odczycie PDF Operator inicjuje usunięcie przesłanego pliku z usługi dostawcy; nie oznacza to usunięcia wszystkich logów i kopii żądania. Ich retencja zależy od użytej usługi i ustawień, z zachowaniem Umowy PPD.
Nagrywanie uruchamia Użytkownik. Przed utrwaleniem rozmowy z innymi osobami informuje je o celu, wykorzystaniu AI i odbiorcach oraz zapewnia właściwą podstawę prawną. Jeżeli podstawą jest zgoda, musi być dobrowolna i możliwa do wycofania. Zgoda przeglądarki na użycie mikrofonu nie zastępuje obowiązków wobec uczestników. Należy ograniczyć nagranie do potrzeb wywiadu weterynaryjnego, bez zbędnych informacji o zdrowiu lub życiu prywatnym ludzi. Nagranie, transkrypcja i tekst przeznaczony do dalszej obróbki mogą trafić do różnych dostawców wskazanych w Polityce Prywatności i na Liście podprocesorów.
Funkcje odczytu PDF, „Zapytaj AI” i opracowania wywiadu przygotowują wynik do sprawdzenia. Agent wykonujący narzędzia Systemu może natomiast odczytywać dane oraz tworzyć, zmieniać, usuwać lub finalizować dokumenty w zakresie udostępnionych operacji i uprawnień. Jednoznaczne polecenie zapisu lub finalizacji może zostać wykonane bez kolejnego potwierdzenia w przeglądarce, z nadaniem numeru dokumentu i skutkami magazynowymi. Dotyczy to także Zewnętrznego Asystenta AI połączonego z Serwerem MCP.
Klient decyduje o dopuszczeniu Zewnętrznego Asystenta AI do swoich danych i upoważnia osoby konfigurujące połączenie. Użytkownik zapewnia zgodność usługi, konta i ustawień asystenta z tym upoważnieniem. Autoryzacja połączenia i zakresów dostępu nie zastępuje podstawy przetwarzania danych, wymaganej umowy powierzenia ani warunków przekazania danych poza EOG.
Serwer MCP przekazuje asystentowi wyniki wywołanych narzędzi w granicach uprawnień. W zależności od żądania mogą obejmować dane Klienta, personelu, klientów i kontaktów, zwierząt i stad, dokumentację i opisy leczenia, ceny, leki, stany magazynowe, faktury, rozliczenia, zadania, grafiki, rezerwacje oraz treści i statusy wiadomości SMS. Przekazywane mogą być także wyniki wyszukiwania, identyfikatory techniczne, kontekst Konta i gabinetu oraz komunikaty wykonania operacji. Zakres nie ogranicza się do tekstu wpisanego w czacie. Dane opisowe mogą zawierać informacje o osobach; nie należy zakładać ich automatycznej anonimizacji.
Operator otrzymuje przez Serwer MCP dane potrzebne do autoryzacji i wykonania narzędzi, w tym ich parametry. Historia rozmowy przechowywana przez dostawcę Zewnętrznego Asystenta AI podlega odrębnej usłudze tego dostawcy. Klient ocenia jego rolę i zawiera wymagane porozumienia. Dostawca wybrany i angażowany bezpośrednio przez Klienta nie staje się podprocesorem Operatora wyłącznie wskutek połączenia z Serwerem MCP. Dostawca angażowany przez Operatora do funkcji Asystenta AI Wetera podlega zasadom Umowy PPD.
Użytkownik odpowiada za zgodne z uprawnieniami polecenia, wybór przekazywanych treści, kontrolę wyników i decyzje zawodowe. AI może generować błędy; nie zastępuje oceny lekarza ani kontroli dokumentacji. Operator nie świadczy usług weterynaryjnych i nie gwarantuje medycznej poprawności odpowiedzi modeli.
Operator odpowiada za działanie swojej części integracji, kontrolę uprawnień i bezpieczeństwo powierzonych danych na zasadach Regulaminu i Umowy PPD. Nie odpowiada za niezależne od niego działanie, dostępność, przechowywanie rozmów lub przetwarzanie przez Zewnętrznego Asystenta AI wybranego bezpośrednio przez Klienta ani za skutki poleceń Użytkownika, o ile szkoda nie wynika z okoliczności, za które Operator ponosi odpowiedzialność. Wyłączenie nie obejmuje własnych naruszeń Operatora, jego podprocesorów ani odpowiedzialności, której prawo nie pozwala wyłączyć.
Połączenie można odwołać w dostępnych ustawieniach lub przez zgłoszenie Operatorowi. Odwołanie dostępu nie usuwa automatycznie danych wcześniej zapisanych przez zewnętrznego dostawcę. Klient i Użytkownik powinni sprawdzić jego zasady retencji i usuwania. Jeżeli program oraz model działają wyłącznie lokalnie, samo użycie MCP nie oznacza dodatkowego odbiorcy chmurowego; trzeba uwzględnić faktyczne połączenia programu i jego obsługę.

§4b. Kalendarz Rezerwacji Online

Klient włącza Kalendarz Rezerwacji Online i określa personel, terminy, zasoby oraz zakres publicznych danych gabinetu i lekarzy. Publiczne informacje mogą obejmować nazwę, adres i telefon gabinetu, imię i nazwisko lekarza, dostępne terminy oraz dodane zdjęcia gabinetu i lekarza. Zapewnia podstawę ich publikacji i prawidłową informację o przetwarzaniu danych Osób Rezerwujących.
Formularz obejmuje dane kontaktowe, termin, informacje o zwierzęciu i opcjonalny opis powodu wizyty; przy wizycie domowej może obejmować adres. Dane są zapisywane przed potwierdzeniem rezerwacji, w celu jej obsługi i wysłania wiadomości. Podmiot prowadzący gabinet jest administratorem tych danych od ich zebrania. Operator przetwarza je w jego imieniu na podstawie Umowy PPD.
Osoba Rezerwująca otrzymuje e-mail z linkiem potwierdzającym ważnym przez 24 godziny. Brak potwierdzenia powoduje wygaśnięcie zgłoszenia zgodnie z działaniem kalendarza; nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych, logów i kopii. Potwierdzenie umożliwia utworzenie lub uzupełnienie kartoteki i wpisu wizyty. Odwołanie lub zmiana odbywają się dostępną funkcją albo przez kontakt z gabinetem.
Operator zapewnia techniczną obsługę rezerwacji. Klient odpowiada za dostępność i realizację usług weterynaryjnych, kontakt z Osobą Rezerwującą i odwołanie wizyty. Błąd wysyłki e-maila nie musi oznaczać braku zapisu zgłoszenia; w razie wątpliwości należy skontaktować się z gabinetem.

§5. Korzystanie z Kont i zawarcie Umowy

Wymagane są urządzenie z aktualną przeglądarką, dostęp do Internetu i adres e-mail. Nagrania wymagają mikrofonu i udzielenia uprawnienia urządzenia. Integracje wymagają dodatkowo zgodnego programu i dostępnych uprawnień. Operator wskazuje istotne wymagania konkretnej funkcji przed jej uruchomieniem.
Umowę zawiera się przez ukończenie rejestracji z akceptacją Regulaminu albo przez odrębne uzgodnienie z Operatorem, w szczególności podpisanie dokumentu. Użytkownik podaje prawidłowe dane i aktualizuje kontakt. Samo utworzenie Konta pracownika lub klienta gabinetu nie zawiera nowej odpłatnej Umowy za tę osobę. Polityka Prywatności jest udostępniana do zapoznania się.
Użytkownik chroni swoje dane logowania i urządzenie, korzysta z dostępnych zabezpieczeń i zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu. Klient nadaje i odbiera uprawnienia zgodnie z zadaniami personelu. Operator nie wymaga przekazania Hasła zewnętrznemu asystentowi; do integracji należy używać udostępnionego mechanizmu autoryzacji.
Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszanie praw innych osób i zakłócanie działania Systemu. Klient odpowiada za podstawę wprowadzania i ujawniania danych; Operator zachowuje własne obowiązki wynikające z prawa i Umowy PPD.
Wybrane funkcje działają offline na wcześniej przygotowanym urządzeniu. Dane i dokumenty są wtedy przechowywane w przeglądarce. Użytkownik zabezpiecza urządzenie, nie usuwa danych przed synchronizacją i sprawdza jej wynik. Zapis offline staje się zapisem w Systemie po skutecznej synchronizacji.
Odzyskanie dostępu odbywa się przez udostępnioną procedurę lub kontakt z Operatorem, po weryfikacji uprawnienia. Klient nie przenosi Umowy ani wynikających z niej praw na inny podmiot bez uprzedniej zgody Operatora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem skutków wynikających z prawa.

§6. Czas trwania i zakończenie usługi

Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, chyba że Strony uzgodniły inaczej. Dostęp rozpoczyna się w uzgodnionym terminie, po aktywacji okresu testowego albo opłaconej usługi. Roczny okres rozliczeniowy nie oznacza zakazu wcześniejszego wypowiedzenia.
Klient może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili, bez podania przyczyny, e-mailem na [email protected]. Skutek następuje z chwilą doręczenia wiadomości w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, chyba że Klient wskaże późniejszą datę. Wiadomość powinna umożliwiać identyfikację Klienta i umocowania nadawcy. Operator potwierdza otrzymanie wypowiedzenia e-mailem, wskazując datę rozwiązania. Potwierdzenie Operatora nie jest warunkiem skuteczności i nie przesuwa daty. Samo otwarcie funkcji „Usuń konto”, wyświetlającej instrukcję kontaktu, nie stanowi wypowiedzenia.
Użytkownik Indywidualny może zrezygnować ze swojego dostępu, kontaktując się z Klientem lub Operatorem. Nie rozwiązuje w ten sposób Umowy Klienta i nie przesądza o usunięciu dokumentacji, którą Klient ma podstawę nadal przechowywać.
Operator może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 14 dni w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu, działań bezprawnych, nieuprawnionego dostępu, podania istotnych nieprawdziwych danych lub zawinionych działań na szkodę Operatora. Przy naruszeniu możliwym do usunięcia najpierw wzywa do jego usunięcia w odpowiednim terminie, nie krótszym niż 7 dni; dotyczy to także zaległości w opłatach. Oświadczenie wskazuje przyczynę i datę rozwiązania oraz jest doręczane na adres Klienta. Termin biegnie od dnia następującego po doręczeniu. Dla powstrzymania aktualnego zagrożenia Operator może proporcjonalnie ograniczyć dostęp na czas konieczny do wyjaśnienia i zabezpieczenia usługi, informując Klienta, gdy nie naruszy to bezpieczeństwa lub prawa.
Strony mogą rozwiązać Umowę za porozumieniem. Następstwo prawne, śmierć osoby prowadzącej działalność lub ustanie podmiotu ocenia się zgodnie z przepisami; osoba zgłaszająca zmianę wykazuje uprawnienie do danych.
Zakończenie usługi nie pozbawia Klienta prawa do eksportu i odzyskania danych. Zasady opisuje §7 Umowy PPD, stosowany odpowiednio również do danych nieosobowych Klienta. Wyłączenie Konta nie jest równoznaczne z natychmiastowym usunięciem danych.

§7. Opłaty

Pakiet, cenę, liczbę Kont i początek świadczenia określa zamówienie lub indywidualna Umowa. Standardowy okres rozliczeniowy wynosi 12 miesięcy, płatne z góry; odmienne uzgodnienie ma pierwszeństwo. Cena prezentowana za miesiąc może służyć przeliczeniu opłaty rocznej. Kwoty netto powiększa się o VAT według stawki 23%; Konsument otrzymuje przed zawarciem umowy informację o pełnej cenie brutto.
Płatność następuje na podstawie faktury lub informacji o zamówieniu, w terminie i na rachunek tam wskazany. Usługi dodatkowe wymagają zamówienia i określenia opłaty. Użytkownik Indywidualny nie jest obciążany abonamentem Klienta.
Po skutecznym rozwiązaniu Umowy przed końcem opłaconego okresu Operator zwraca proporcjonalną opłatę za okres od skutecznego rozwiązania Umowy do końca opłaconego okresu. Dotyczy to także wypowiedzenia przez Operatora. Kwoty wcześniej zapłacone za ten sam okres zalicza się na należność; nie pobiera się jej ponownie.
Aktualizacja Cennika nie zmienia automatycznie ceny już opłaconego okresu ani warunków indywidualnych. Zmiana stawek na kolejne okresy może wynikać ze zmiany podatków lub udokumentowanych kosztów świadczenia usługi i musi pozostawać w związku z tą przyczyną. Operator informuje o przyczynie, kwocie i dacie zastosowania co najmniej 30 dni wcześniej, umożliwiając zakończenie usługi przed zmianą. Warunki indywidualne zmienia się wyłącznie w uzgodnionym dla nich trybie.

§8. Dane osobowe i role stron

Klient decydujący o celach prowadzenia swojej działalności jest administratorem danych klientów, personelu, kontaktów i dokumentacji; Operator przetwarza dane powierzone w jego imieniu. Jeżeli Klient sam działa jako procesor innego administratora, korzystanie z Operatora wymaga uprawnienia do dalszego powierzenia. W obu przypadkach stosuje się §11A.
Użytkownik Upoważniony działa za Klienta. Użytkownik Indywidualny i Osoba Rezerwująca nie stają się przez sam dostęp do Systemu administratorami jego kartotek. Rezerwacje obejmuje powierzenie od zebrania danych, również przed potwierdzeniem, po odwołaniu i do zgodnego z prawem usunięcia.
Operator jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych dla własnych celów, w szczególności rozliczenia Umowy, kontaktu z przedstawicielami Klienta, realizacji obowiązków prawnych i własnych roszczeń. Techniczna obsługa Kont, logów lub zabezpieczeń na rzecz Klienta pozostaje przetwarzaniem powierzonym; samo jej wykonywanie nie przenosi roli administratora na Operatora. Własne, odrębne cele opisuje Polityka Prywatności. Operator nie sprzedaje danych osobowych Klientów i Użytkowników ani danych powierzonych.
Klient zapewnia właściwe podstawy, informacje dla osób i zakres dostępu. Operator pomaga w realizacji praw i obowiązków zgodnie z Umową PPD. Żądanie dotyczące kartoteki Klienta przekazuje właściwemu Klientowi; własne operacje rozpatruje samodzielnie.
Infrastruktura podstawowej aplikacji, bazy i plików jest utrzymywana w Polsce przez OVHcloud, a przejściowo także cyber_Folks. Nie oznacza to, że wszystkie operacje zewnętrznych usług odbywają się w Polsce. Ochrona ruchu przez Cloudflare, AI i pozostałe usługi mają zakres opisany w Polityce Prywatności i na Liście podprocesorów; transfery poza EOG wymagają spełnienia rozdziału V RODO.

§9. Odpowiedzialność i wsparcie

Operator świadczy usługę z należytą starannością, odpowiada za swoją infrastrukturę i działania osób, którymi posługuje się przy wykonaniu Umowy, w zakresie wynikającym z prawa. System wspiera pracę; Klient odpowiada za decyzje weterynaryjne, rzetelność wprowadzanych informacji i własne obowiązki zawodowe. Nie wyłącza to odpowiedzialności Operatora za wadliwe wykonanie usługi.
W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedzialność Operatora obejmuje rzeczywistą stratę i jest ograniczona łącznie do opłat za Weter zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie; w tym zakresie wyłącza się utracone korzyści. Ograniczenia nie dotyczą winy umyślnej, rażącego niedbalstwa ani odpowiedzialności, której prawo nie pozwala ograniczyć. Nie naruszają ochrony Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Dla powierzonych danych pierwszeństwo ma §9 Umowy PPD.
Operator nie odpowiada za skutki wad urządzenia lub połączenia Użytkownika, udostępnienia przez niego danych logowania, bezprawnych danych ani samodzielnych poleceń sprzecznych z prawem lub uprawnieniami, w zakresie, w jakim wynikają z okoliczności, za które Operator nie ponosi odpowiedzialności. Dla Zewnętrznego Asystenta AI stosuje się dodatkowo §4a ust. 9.
Wsparcie jest dostępne codziennie w godzinach 8:00–22:00, przez dane kontaktowe Operatora. Godziny kontaktu nie stanowią gwarancji czasu usunięcia każdej awarii. Dodatkowe parametry dostępności lub odtwarzania obowiązują, jeżeli zostały uzgodnione z Klientem. Reklamacje rozpatruje się zgodnie z §11.

§10. Zmiany Regulaminu i usługi

Operator może zmienić Regulamin z powodu zmiany prawa lub wiążącego rozstrzygnięcia, konieczności zabezpieczenia usługi, uzasadnionej zmiany oferowanych funkcji lub usunięcia niejasności. Zmiana musi pozostawać związana z przyczyną i nie naruszać praw nabytych ani indywidualnych warunków Umowy.
Pełna treść zmian, ich przyczyna i termin zastosowania są doręczane Klientowi e-mailem w postaci umożliwiającej zapisanie i odtworzenie. Termin nie może być krótszy niż 14 dni od doręczenia, a przy istotnym ograniczeniu funkcji — 30 dni, chyba że prawo wymaga innego postępowania. Sama publikacja na stronie nie zastępuje doręczenia. Klient może przed zmianą zakończyć Umowę i otrzymać zwrot za niewykorzystany okres.
W odniesieniu do usług cyfrowych objętych ochroną konsumencką zmiana wykraczająca poza konieczne utrzymanie zgodności wymaga przewidzianej w Umowie uzasadnionej przyczyny, nie powoduje kosztów i podlega ustawowym obowiązkom informacyjnym. Przy istotnym negatywnym wpływie zachowuje się ustawowe prawo bezpłatnego wypowiedzenia w ciągu 30 dni od dokonania zmiany albo późniejszego poinformowania o niej, chyba że zapewniono niezmienioną, zgodną usługę bez dodatkowych kosztów.

§11. Reklamacje i ochrona konsumencka

Reklamację można złożyć na [email protected] lub pisemnie na adres Operatora. Warto podać dane pozwalające rozpoznać sprawę, opis problemu i żądanie; brak szczególnego formularza nie uniemożliwia zgłoszenia. Operator odpowiada w ciągu 14 dni na trwałym nośniku, np. e-mailem. Skutki braku odpowiedzi określa prawo, w tym uznanie reklamacji Konsumenta w przypadkach objętych ustawą o prawach konsumenta. W razie stwierdzenia nieprawidłowości Operator usuwa błędy, dokonuje należnego rozliczenia opłat lub stosuje inne rozwiązanie odpowiednie do naruszenia, zgodnie z Umową i prawem.
Konsumentowi przysługuje ustawowa ochrona zgodności usługi cyfrowej z umową, w tym wymaganych aktualizacji. Przy braku zgodności może żądać doprowadzenia usługi do zgodności, a w przypadkach przewidzianych prawem — obniżenia ceny albo odstąpienia. Regulamin nie ogranicza tych uprawnień. Ochronę Przedsiębiorcy na prawach konsumenta stosuje się w zakresie przewidzianym prawem.
Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, przesyłając jednoznaczne oświadczenie. Samo uruchomienie dostępu do usługi ciągłej nie pozbawia tego prawa. Rozpoczęcie odpłatnej usługi przed końcem terminu wymaga wyraźnego żądania; po odstąpieniu rozliczenie wykonanej części jest dopuszczalne tylko na warunkach ustawowych. W przypadku braku wymaganego poinformowania stosuje się ustawowe przedłużenie terminu.
Operator zwraca należne płatności nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania odstąpienia, takim samym sposobem, chyba że uzgodniono bezkosztową alternatywę. Prawo odstąpienia i jego wyjątki stosuje się zgodnie z ustawą o prawach konsumenta; żadnego wyjątku nie domniemywa się z samej akceptacji Regulaminu.
Można użyć następującej treści: „Informuję o odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi Weter.pl zawartej dnia … . Imię i nazwisko, adres, dane umożliwiające identyfikację umowy, data; podpis tylko przy zgłoszeniu papierowym”. Użycie tego wzoru nie jest obowiązkowe.
Konsument może skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz właściwych pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów. Informacje można uzyskać w UOKiK i u właściwego podmiotu prowadzącego takie postępowanie. Nie wyłącza to drogi sądowej.

§11A. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych

Umowa PPD wiąże Operatora i Klienta w zakresie Danych Osobowych powierzonych do obsługi Systemu, dla których Klient działa jako administrator albo uprawniony procesor. Samo przetwarzanie danych osoby na jej własny użytek nie oznacza powierzenia na podstawie art. 28 RODO. Akceptacja Regulaminu przez osobę umocowaną do działania za Klienta albo podpisanie Umowy obejmuje Umowę PPD. Samo korzystanie z Konta przez pracownika, Użytkownika Indywidualnego lub Osobę Rezerwującą nie oznacza powierzenia przez te osoby dokumentacji Klienta.

§1. Przedmiot i role

Klient powierza Operatorowi operacje opisane poniżej w celu wykonania Umowy, na czas ich wykonywania, w tym zwrotu lub usunięcia danych. Klient działa jako administrator albo jako procesor uprawniony przez właściwego administratora do dalszego powierzenia. W drugim przypadku zapewnia zgodność z otrzymanymi instrukcjami i przekazuje Operatorowi mające zastosowanie wymagania przed przetwarzaniem.
Operator działa wyłącznie w imieniu Klienta w powierzonym zakresie. Samodzielnie dobiera techniczne i organizacyjne sposoby wykonania usługi, bez określania własnych celów wykorzystania powierzonych danych. Odrębne cele Operatora z §8 Regulaminu nie stanowią części powierzenia.

§2. Obowiązki Klienta

Klient zapewnia legalność pozyskania i wykorzystania danych, niezbędność zakresu, informowanie osób i uprawnienia personelu. Przekazuje dane szczególnych kategorii wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne, istnieją wymagane podstawy i odpowiednie warunki ich ochrony. Dokumentacja choroby zwierzęcia nie oznacza automatycznie danych o zdrowiu człowieka. Informacja o chorobowej nieobecności personelu może jednak ujawniać stan zdrowia i wymaga właściwej podstawy oraz ograniczenia dostępu.
Klient odpowiada za zgodność wydawanych instrukcji, w tym poleceń wysyłki wiadomości i dostępu zewnętrznego asystenta. Nie zwalnia to Operatora z własnych obowiązków. Klient ocenia zakres pól i dokumentów pod kątem celu oraz minimalizacji danych. Samo przyjęcie Regulaminu nie stanowi bezwarunkowego potwierdzenia przez Klienta wystarczalności wszystkich zabezpieczeń.
Klient zabezpiecza urządzenia i wykonywane przez siebie kopie oraz informuje Operatora bez zbędnej zwłoki o kontroli lub żądaniu właściwego organu dotyczącym powierzonych danych, w zakresie potrzebnym do współpracy i dozwolonym prawem. Własne kopie Klienta nie zwalniają Operatora z jego obowiązków.

§3. Instrukcje

Udokumentowane instrukcje wynikają z Umowy, konfiguracji i czynności wykonanych w Systemie przez osoby upoważnione oraz uzgodnień e-mail. Polecenia narzędzi AI i MCP stanowią instrukcje wyłącznie w granicach upoważnienia Klienta i dopuszczonego zakresu. Instrukcja obejmuje również ewentualne przekazanie do wskazanego zewnętrznego odbiorcy.
Operator niezwłocznie informuje o instrukcji, która jego zdaniem narusza przepisy ochrony danych, oraz wstrzymuje jej wykonanie do wyjaśnienia. Jeżeli przetwarzania wymaga prawo, informuje o obowiązku przed wykonaniem, chyba że prawo tego zabrania.

§4. Obowiązki Operatora

Operator stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, poufność personelu, ochronę transmisji, kopie bezpieczeństwa, odtwarzanie i ocenę skuteczności zabezpieczeń. Dostęp personelu ogranicza do zakresu niezbędnego do usługi i wsparcia; osoby te zobowiązuje do poufności lub podlegają one odpowiedniej tajemnicy ustawowej. Zmiana zabezpieczeń nie może obniżać poziomu ochrony zapewnianego przy zawarciu Umowy PPD ani wyższego poziomu uzgodnionego przez Strony. Informacje o zabezpieczeniach i istotnych zmianach Operator udostępnia Klientowi na żądanie bez zbędnej zwłoki.
Operator pomaga Klientowi w realizacji praw osób oraz obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków i konsultacji z organem, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji. Nie uzależnia pilnego wykonania obowiązków ustawowych od wcześniejszego uzgodnienia dodatkowej opłaty. O kosztach dodatkowej pomocy wykraczającej poza zakres usługi informuje z wyprzedzeniem i uzgadnia je z Klientem; nie ogranicza to obowiązków ustawowych. Żądanie osoby dotyczące powierzonych danych przekazuje Klientowi bez zbędnej zwłoki i nie rozstrzyga go samodzielnie bez upoważnienia, chyba że wymaga tego prawo.
Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych Operator zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki, przekazując dostępne informacje o charakterze, zakresie, skutkach, kontakcie i działaniach zaradczych. Brak pełnych informacji nie wstrzymuje pierwszego zgłoszenia; uzupełnienia przekazuje sukcesywnie. Współpracuje przy zabezpieczeniu dowodów i ograniczeniu skutków.
Operator udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO. Nie wykorzystuje danych powierzonych do własnej reklamy ani niezależnego trenowania modeli AI. Dobór usług i ustawień podprocesorów musi pozostawać zgodny z instrukcjami i obowiązkami powierzenia.

§5. Podprocesorzy i inni odbiorcy

Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia, także elektronicznego, do korzystania z podprocesorów wskazanych na przekazanej mu Liście podprocesorów. Operator zapewnia umowy nakładające odpowiednie obowiązki ochrony danych i odpowiada za ich wykonanie zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO.
Operator informuje Klienta e-mailem o zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu podprocesora przed przekazaniem mu danych, podając jego tożsamość, usługę i istotne zmiany przepływu danych. Klient ma 10 dni od doręczenia na uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Nowe powierzenie nie następuje przed upływem tego terminu. Po sprzeciwie Strony mają do 30 dni na uzgodnienie rozwiązania bez przekazywania danych zakwestionowanemu dostawcy; gdy porozumienie jest niemożliwe, mogą zakończyć dotkniętą funkcję lub Umowę z rozliczeniem niewykorzystanej opłaty, zanim dane zostaną przekazane zakwestionowanemu dostawcy.
Operator aktualizuje i udostępnia informacje o rzeczywistych podprocesorach oraz dalszych poziomach przetwarzania. Lista określa usługi i zakres danych; nie oznacza przekazania każdemu dostawcy całej bazy.
Dostawca wybrany i angażowany samodzielnie przez Klienta, w tym Zewnętrzny Asystent AI, wymaga osobnej kwalifikacji i uzgodnień Klienta. Ujawnienie przez Operatora następuje na udokumentowaną instrukcję, z zachowaniem jego obowiązków bezpieczeństwa i zgodności.

§6. Weryfikacja i audyt

Klient może weryfikować zgodność przetwarzania, uzyskać informacje o zabezpieczeniach oraz przeprowadzić audyt samodzielnie albo przez zobowiązanego do poufności audytora. Audyt obejmuje powierzone przetwarzanie, z ochroną danych innych klientów, tajemnic i bezpieczeństwa.
Zwykły audyt planuje się z wyprzedzeniem 10 dni roboczych, w godzinach pracy Operatora, zasadniczo raz w roku i do 3 dni roboczych. Strony uzgadniają inny zakres lub termin, jeżeli wymaga tego skuteczna kontrola. Ograniczenia te nie wyłączają kontroli koniecznej wskutek naruszenia, uzasadnionych wątpliwości lub żądania organu ani praw ustawowych.
Klient pokrywa uzasadnione koszty zwykłego audytu; Operator wcześniej przedstawia własne dodatkowe koszty do uzgodnienia. Jeżeli audyt ujawni istotne naruszenie po stronie Operatora, koszty konieczne do jego stwierdzenia ponosi Operator. Strony otrzymują poufne ustalenia audytu; poufność nie ogranicza przekazania ich uprawnionemu organowi lub ochrony praw zgodnie z prawem.

§7. Eksport, zmiana dostawcy i usunięcie

Klient może w czasie Umowy eksportować dane dostępnymi funkcjami i zgłosić potrzebę szerszego zwrotu na [email protected]. Dostępny eksport obejmuje m.in. CSV ze stanem magazynowym, zwierzętami i właścicielami oraz kartami leczenia w archiwum ZIP. Dokumenty i załączniki mogą wymagać odrębnego pobrania. Operator uzgadnia sposób przekazania pozostałych danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, z zachowaniem praw innych osób.
Operator nie utrudnia zmiany dostawcy lub przeniesienia do własnej infrastruktury. Na zgłoszenie wskazuje zakres eksportu, formaty, ograniczenia i czynności stron; udziela uzasadnionej pomocy i zachowuje bezpieczeństwo oraz ciągłość usługi w uzgodnionym okresie przejściowym. Nie uzależnia zwrotu danych od arbitralnej decyzji ani nie zobowiązuje Klienta do odnowienia rocznego abonamentu tylko w celu ich uzyskania.
Jeżeli stosuje się rozdział VI rozporządzenia (UE) 2023/2854 (akt w sprawie danych), zmiana dostawcy odbywa się zgodnie z jego terminami i wymogami, w tym co do standardowego okresu przejściowego do 30 dni, ustawowych przesłanek przedłużenia i okresu odzyskiwania co najmniej 30 dni po jego zakończeniu. Operator nie pobiera dodatkowej opłaty za standardowy eksport i zmianę dostawcy; opłaty za korzystanie z usługi w okresie przejściowym wynikają z Umowy. Ustawowe prawa mają pierwszeństwo przed krótszym terminem wynikającym z innych postanowień.
Po zakończeniu usługi Operator, według wyboru Klienta, zwraca lub usuwa dane i usuwa ich kopie, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania. Standardowo Klient może zażądać zwrotu w ciągu 120 dni od zakończenia Umowy, a Operator usuwa dane i kopie najpóźniej z końcem tego okresu. Wcześniejsze usunięcie następuje na instrukcję Klienta. Termin nie skraca ustawowego odzyskiwania danych ani realizacji zgłoszonego w terminie zwrotu.
Do usunięcia dane są ograniczone do zwrotu, ochrony i wymaganej retencji; nie służą dalszej zwykłej obsłudze. Przywrócenie kopii wymaga uwzględnienia wykonanych usunięć. Operator informuje o wykonaniu instrukcji, a w razie ustawowego przechowywania — o podstawie, zakresie i okresie. Odrębne obowiązki dotyczące własnych danych rozliczeniowych Operatora nie uzasadniają zachowania całej kartoteki Klienta.

§8. Przekazywanie poza EOG

Przekazanie Danych Osobowych poza EOG, w tym dostęp odrębnego usługodawcy z państwa trzeciego, może nastąpić wyłącznie na udokumentowaną instrukcję i przy spełnieniu rozdziału V RODO. Operator zapewnia właściwy mechanizm transferu i wymagane zabezpieczenia oraz udostępnia informacje Klientowi. Zgoda na podprocesora ani autoryzacja MCP same nie stanowią podstawy transferu. Dane szczególnych kategorii wymagają ponadto właściwej podstawy i zabezpieczeń; nie wolno zakładać ich braku w nagraniu lub swobodnym opisie.

§9. Odpowiedzialność za powierzone dane

Każda ze Stron odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie własnych obowiązków na zasadach prawa, w szczególności RODO i Kodeksu cywilnego. Operator odpowiada wobec Klienta za wykonanie obowiązków podprocesorów zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO.
W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedzialność Operatora wobec Klienta obejmuje rzeczywistą stratę i jest ograniczona łącznie do opłat za Weter zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie; w tym zakresie wyłącza się utracone korzyści, z zastrzeżeniem ust. 3–4.
Ograniczenia nie obejmują winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Operatora ani podmiotów, za które odpowiada. Nie stosuje się ich w zakresie niedopuszczonym przez prawo, w tym ochronę konsumencką.
Umowa PPD nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą, odpowiedzialności z art. 28 ust. 4 RODO ani zasad odpowiedzialności i regresu z art. 82 RODO. Po naprawieniu całej szkody strona może dochodzić od drugiej części odpowiadającej jej odpowiedzialności.
Strony informują się o roszczeniach i współpracują przy ich wyjaśnianiu. Nie przewiduje się automatycznego przejęcia odpowiedzialności drugiej Strony za okoliczności, za które pierwsza nie odpowiada. Udział w postępowaniu podlega właściwym przepisom.

§10. Postanowienia końcowe Umowy PPD

Umowa PPD pozostaje skuteczna przez okres przetwarzania powierzonych danych, także po zakończeniu zwykłego dostępu. Zmiany wymagają utrwalenia na piśmie, również elektronicznie, zgodnie z art. 28 ust. 9 RODO i zasadami zmiany Umowy; nie wyłącza to uzgadniania instrukcji e-mailem. Kontakt odbywa się przez dane Operatora oraz adres Klienta wskazany w Umowie lub Koncie. Odrębne indywidualne uzgodnienia Stron zachowują pierwszeństwo; Umowa PPD nie uchyla ich automatycznie. Nieważność części postanowienia ocenia się zgodnie z prawem, bez automatycznej nieważności całego dokumentu. W sprawach powierzenia Umowa PPD ma pierwszeństwo przed sprzecznymi ogólnymi postanowieniami Regulaminu; bezwzględnie obowiązujące prawo zachowuje pierwszeństwo.

Załącznik nr 1 do Umowy PPD — opis przetwarzania

Cel i czas: wykonywanie zamówionej usługi, obsługa Kont, dokumentacji, rezerwacji, komunikacji i włączonych funkcji AI lub MCP, a następnie zwrot albo usunięcie danych na zasadach Umowy PPD.

Operacje: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie i tworzenie kopii, odczyt, zmiana, udostępnianie uprawnionym osobom i wskazanym odbiorcom, transmisja, eksport i usunięcie. Obejmują obsługę i ochronę ruchu sieciowego, wsparcie, przetwarzanie nagrań i tekstów oraz wykonywanie zleconych operacji. Wiadomości e-mail i SMS są wysyłane w imieniu Klienta zgodnie z konfiguracją i poleceniami.

Osoby: klienci i potencjalni klienci Klienta, właściciele i opiekunowie zwierząt, kontakty gospodarstw i przedsiębiorstw, reprezentanci, personel, Użytkownicy Indywidualni oraz Osoby Rezerwujące, także przed potwierdzeniem lub po odwołaniu zgłoszenia; uczestnicy nagrania, jeżeli korzysta się z tej funkcji.

Dane: imiona, nazwiska, adresy, dane kontaktowe, identyfikatory podatkowe i gospodarstw, funkcje zawodowe, Konta i uprawnienia; informacje o zwierzętach i stadach powiązane z osobami, dokumentacja i opisy, dokumenty sprzedaży i rozliczenia, podpisy i załączniki, zadania, grafiki i informacje o nieobecnościach personelu, treść i metadane komunikacji, nagrania i transkrypcje. W rezerwacjach także termin, dane zwierzęcia, opis objawów i adres wizyty domowej. Obsługa techniczna obejmuje IP, identyfikatory, zdarzenia dostępu i parametry żądań. Zakres wynika z użytej funkcji i niezbędnych uprawnień; szczególne kategorie danych o ludziach, także ujawnione przez nieobecność chorobową lub treść opisu, podlegają §2 Umowy PPD. System nie służy prowadzeniu dokumentacji medycznej ludzi.