Polityka Prywatności Weter.pl
Data aktualizacji: 27.10.2026
1. Operator, kontakt i znaczenie pojęć
Operatorem Weter.pl jest ENOTION sp. z o.o., ul. Leśna 12, 62-090 Rokietnica, KRS 0001081793, NIP 7812063738, REGON 527467997. Kontakt: [email protected]; sprawy ochrony danych i realizacja praw: [email protected] lub adres pocztowy spółki.
Pojęcia Klienta, Użytkownika Biznesowego, Użytkownika Upoważnionego, Użytkownika Indywidualnego, Osoby Rezerwującej, Asystenta AI Wetera, Zewnętrznego Asystenta AI i Serwera MCP mają znaczenie określone w Regulaminie Systemu Weter.pl. Polityka obejmuje również osoby odwiedzające stronę i kontaktujące się z Operatorem bez Konta. RODO oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679, a EOG — Europejski Obszar Gospodarczy.
2. Kto jest administratorem danych
Dane działalności Klienta. Podmiot prowadzący gabinet lub gospodarstwo jest administratorem danych przetwarzanych dla celów jego działalności, np. obsługi klientów, personelu, dokumentacji, rezerwacji i komunikacji. ENOTION przetwarza dane na jego zlecenie zgodnie z Umową PPD. Jeżeli Klient sam przetwarza dane dla innego administratora, ENOTION może działać jako dalszy procesor w uprawnionym łańcuchu.
Portal klienta gabinetu. Użytkownik Indywidualny otrzymuje dostęp do danych udostępnionych przez Klienta. Nie staje się przez to administratorem kartotek Klienta. Pracownik korzystający z Konta działa za swoją organizację. Bezpośrednio rejestrowane gospodarstwo może być odrębnym Klientem i administratorem własnych danych działalności. Decydują rzeczywiste cele i relacje, a nie nazwa Konta.
Własne cele ENOTION. ENOTION jest administratorem danych potrzebnych do obsługi własnej Umowy, kontaktu, rozliczeń, obowiązków prawnych, własnych roszczeń oraz odrębnie określonej ochrony swojej usługi i strony. Przetwarzanie Kont, kopii i logów wyłącznie w ramach obsługi Klienta pozostaje powierzeniem; nie każdy zapis techniczny staje się własnym zbiorem ENOTION.
Ten sam adres e-mail może występować w kartotece Klienta i w kontakcie do faktur ENOTION. Role, podstawy oraz okresy przechowywania ocenia się osobno dla tych celów. Poniższe informacje nie zastępują informacji, które Klient jako administrator przekazuje swoim klientom i personelowi.
3. Dane, źródła, cele i podstawy
Dane otrzymujemy od osoby, której dotyczą, Klienta, jego upoważnionego personelu lub innych uprawnionych nadawców dokumentów i wiadomości. Dane reprezentantów mogą pochodzić również z publicznych rejestrów. Dane techniczne powstają podczas korzystania z urządzenia, strony, aplikacji i integracji.
| Cel własny ENOTION | Kategorie danych i podstawa |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie Umowy, obsługa dostępu i zapytania przed jej zawarciem | Dane identyfikacyjne, kontaktowe, Konta i zamówienia; art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy lub występuje o działania przed jej zawarciem. |
| Kontakt z przedstawicielami i personelem Klienta, obsługa korespondencji i reklamacji | Imię, nazwisko, funkcja, służbowy kontakt, treść sprawy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w obsłudze relacji i zgłoszeń; odpowiednio lit. b lub c, jeżeli cel wynika z umowy z osobą lub obowiązku prawnego. |
| Rozliczenia, podatki i rachunkowość | Dane nabywcy, reprezentantów, faktur i płatności; art. 6 ust. 1 lit. c RODO i właściwe przepisy podatkowe oraz rachunkowe. |
| Ochrona własnej usługi przed nadużyciami, ustalenie i obrona roszczeń | Dane dostępu i zdarzeń, IP, parametry urządzenia, korespondencja i dowody dotyczące sprawy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w bezpieczeństwie i ochronie praw. Zakres ograniczamy do potrzeb celu. |
| Dobrowolna analityka, reklama i komunikacja marketingowa | Dane aktywności strony, identyfikatory i kontakt, stosownie do wyrażonej zgody; art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymagania Prawa komunikacji elektronicznej. Odmowa lub cofnięcie zgody nie pozbawia dostępu do podstawowej usługi. |
Podanie danych koniecznych do zawarcia i obsługi Umowy jest dobrowolne, ale bez nich nie można wykonać odpowiednich czynności. Dane wymagane prawem są potrzebne do spełnienia tego obowiązku. Pozostałe dane, w szczególności marketingowe i opcjonalne opisy, nie są warunkiem korzystania z podstawowej usługi.
W zakresie powierzonym Klient określa cel, podstawę i niezbędne dane. Przetwarzanie może obejmować dane identyfikacyjne, kontakty, adresy, dane gospodarstw i firm, role personelu, dokumenty, informacje o zwierzętach i leczeniu powiązane z osobami, faktury, rozliczenia, podpisy, załączniki, zadania, grafiki, wiadomości, nagrania i transkrypcje. Dane o chorobie zwierzęcia nie są automatycznie danymi o zdrowiu człowieka; opisy, nagrania oraz informacje o chorobowych nieobecnościach personelu mogą jednak ujawniać dane o zdrowiu ludzi. Wymagają właściwej podstawy, w tym z art. 9 RODO, ograniczenia zakresu i dostępu.
4. Rezerwacje bez Konta i dostęp do dokumentacji
Administratorem danych rezerwacji jest podmiot prowadzący wybrany gabinet, wskazany przy formularzu. ENOTION obsługuje zgłoszenie jako procesor od momentu zebrania danych, również przed potwierdzeniem. Dotyczy to także formularza osadzonego na stronie gabinetu. Na podstawie konfiguracji Klienta publicznie mogą być widoczne nazwa, adres i telefon gabinetu, imię i nazwisko lekarza, dodane zdjęcia oraz dostępne terminy. Klient zapewnia podstawę publikacji tych danych.
Zgłoszenie obejmuje dane kontaktowe, termin, informacje o zwierzęciu, opcjonalny opis powodu wizyty i, przy wizycie domowej, adres. Zapis następuje przed wysłaniem e-maila potwierdzającego. Po potwierdzeniu dane mogą uzupełnić kartotekę i kalendarz Klienta. Link jest ważny 24 godziny; jego wygaśnięcie lub anulowanie zgłoszenia nie oznacza usunięcia wszystkich danych i kopii. Okres przechowywania zależy od celu obsługi, instrukcji Klienta i wymaganej retencji.
Gabinet ustala właściwą podstawę, np. działania przed umową lub wykonanie umowy z osobą fizyczną, a dla kontaktu przedstawiciela spółki — odpowiednio uzasadniony interes. Potwierdzenie adresu e-mail nie zastępuje zgody na marketing. Żądania dotyczące rezerwacji i dokumentacji rozpatruje Klient jako administrator, przy pomocy ENOTION. Zamknięcie Konta portalu nie usuwa automatycznie dokumentacji, którą gabinet ma podstawę nadal przechowywać.
5. Asystent AI Wetera, nagrania i Zewnętrzny Asystent AI
| Funkcja | Dane przekazywane do przetwarzania |
|---|---|
| Odczyt faktury lub innego dokumentu przez AI | Zawartość wybranego pliku, także dane osobowe, oraz parametry i wynik odczytu. System nie zapewnia automatycznej anonimizacji PDF. Rozpoznane wizualizacje KSeF mogą być odczytywane bez AI; przekazanie zależy od rzeczywistego sposobu wykonania funkcji. |
| „Zapytaj AI”, redakcja tekstu i agent w aplikacji | Polecenie, wybrany kontekst i wyniki narzędzi, np. opisy, historia leczenia, dane dokumentu i dane potrzebne do zleconej czynności. Dobór pól nie gwarantuje braku danych osobowych w ich treści. |
| Nagranie i transkrypcja wywiadu | Głos i treść nagrania, dane ujawnione w rozmowie, metadane żądania i transkrypcja. Tekst może być dalej przesłany do usługi AI w celu opracowania; udział poszczególnych dostawców wynika z użytej funkcji. |
| Połączenie z Serwerem MCP | Parametry wywołań, wyniki wyszukiwania i narzędzi oraz kontekst uprawnionego Konta. Zakres obejmuje kategorie opisane poniżej i zależy od uprawnień oraz wykonanych czynności. |
Asystent AI Wetera jest zapewniany przez ENOTION. Dostawcy zaangażowani do tych funkcji są wskazani na Liście podprocesorów. ENOTION odpowiada za zgodny z powierzeniem dobór usług i ustawień oraz nie przeznacza powierzonych danych do własnego, niezależnego trenowania modeli. Po odczycie PDF ENOTION inicjuje usunięcie przesłanego pliku u dostawcy. Nie należy utożsamiać usunięcia przesłanego pliku z usunięciem wszystkich logów, historii i kopii dostawcy.
Nagrywanie rozpoczyna Użytkownik. Klient zapewnia uprzednią informację dla uczestników i właściwą podstawę prawną, a gdy wykorzystuje zgodę — jej dobrowolność i możliwość wycofania. Uprawnienie mikrofonu w przeglądarce nie jest zgodą wszystkich rozmówców. Nagranie służy sporządzeniu dokumentacji weterynaryjnej; nie należy utrwalać zbędnych informacji o ludziach. Sam głos nie jest automatycznie daną biometryczną służącą jednoznacznej identyfikacji.
Zewnętrzny Asystent AI wybrany i angażowany przez Klienta działa na odrębnych warunkach. Dostawca może być odrębnym procesorem Klienta albo mieć inne role dla własnych celów; nie staje się podprocesorem ENOTION tylko przez połączenie z Serwerem MCP. Klient sprawdza umowę, cele, ustawienia, dalszych odbiorców i transfery. Odłączenie integracji nie usuwa danych już przekazanych do historii rozmowy lub innych zasobów tego dostawcy.
Zakres wyników MCP może obejmować dane Klienta, personelu, klientów i kontaktów; dane zwierząt i stad, dokumentację i opisy leczenia; ceny, leki i magazyn; faktury i rozliczenia; zadania, grafiki, rezerwacje, treści i statusy wiadomości SMS oraz identyfikatory i komunikaty techniczne. Asystent może otrzymać także wyniki wyszukiwania potrzebne do ustalenia właściwego rekordu. Operator otrzymuje parametry żądań i dane autoryzacji potrzebne do wykonania narzędzia; samo MCP nie oznacza otrzymywania przez Operatora całej historii czatu.
Użytkownik kontroluje wynik AI, a Klient określa dopuszczone zastosowania i uprawnienia. AI może wykonywać operacje zapisu, jeżeli funkcja je udostępnia. Mechanizmy autoryzacji nie zastępują podstaw RODO. ENOTION nie opiera na samym wyniku AI własnych decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływających; zastosowania wybierane przez Klienta podlegają jego odrębnej ocenie.
6. Odbiorcy i Lista podprocesorów
Poniższe usługi są wykorzystywane lub przewidziane do obsługi uruchomionych funkcji. Samo wymienienie dostawcy nie oznacza przesłania mu wszystkich danych. Dla danych powierzonych są to podprocesorzy ENOTION w zakresie działania na zlecenie; przy własnych celach ENOTION mogą być jego procesorami. Rzeczywiste własne cele usługodawcy wymagają odrębnej kwalifikacji.
| Dostawca | Usługa i zakres danych |
|---|---|
| OVHcloud | Hosting aplikacji, bazy, plików i kopii; dane przechowywane w objętej usługą infrastrukturze. Podstawowa infrastruktura w Polsce; dostęp wsparcia i dalsze usługi wymagają odrębnej oceny lokalizacji. |
| cyber_Folks S.A. | Przejściowe utrzymanie usług podczas migracji; dane aplikacji, baz, plików i logów w zakresie pozostającym u dostawcy. |
| Cloudflare, Inc. | Ochrona ruchu i dostępności, wykrywanie nadużyć i ataków; IP, dane urządzenia, adresy URL, nagłówki, identyfikatory i metadane połączeń. Przy obsłudze proxy/WAF także dane przenoszone w żądaniach i odpowiedziach chronionych usług, w tym dane aplikacji lub MCP, jeżeli ich ruch przechodzi przez Cloudflare. Nie jest to wyłącznie przechowywanie adresów IP. Możliwe przetwarzanie w globalnej infrastrukturze i poza EOG. |
| OpenAI — usługi API | Funkcje AI zapewniane przez ENOTION: analiza plików, opracowanie tekstu i wybrane funkcje mowy lub agenta. Pliki, polecenia, kontekst dokumentacji, wyniki narzędzi, teksty, nagrania i metadane — zależnie od funkcji; możliwe przetwarzanie poza EOG. |
| ElevenLabs — Eleven Labs Inc. | Przewidziana obsługa mowy i nagrań w udostępnionych funkcjach; dane nagrania lub tekstu, wynik przetwarzania i metadane. Dane są przekazywane, gdy konkretna funkcja korzysta z tego dostawcy; możliwe przetwarzanie poza EOG. |
| SMSPlanet — smsPlannet sp. z o.o. | Dostarczanie SMS; numery telefonów, treści oraz metadane wysyłki i doręczenia. |
| EmailLabs — Vercom S.A. | Obsługa poczty w zakresie uruchomionych usług; adresy i dane adresatów, treści, załączniki oraz metadane wysyłki i doręczenia. |
ENOTION udostępnia Klientowi aktualne dane identyfikacyjne usługodawców, zakres usług, miejsca przetwarzania i dalsze poziomy podpowierzenia; informacje można uzyskać pod adresem [email protected]. Dodanie lub zastąpienie podprocesora podlega uprzedniemu informowaniu i prawu sprzeciwu zgodnie z §5 Umowy PPD. Pełne dane konkretnego podmiotu kontraktowego i przepływu muszą być ustalone przed rozpoczęciem powierzenia.
Innymi odbiorcami mogą być uprawniony personel Klienta i wskazani przez niego odbiorcy dokumentów, dostawcy wybrani przez Klienta, a dla własnych spraw ENOTION — obsługa księgowa, prawna, banki, dostawcy komunikacji oraz organy uprawnione przepisami. Przekazujemy tylko zakres potrzebny do danego celu. Samodzielni odbiorcy, np. bank lub organ, nie stają się automatycznie podprocesorami kartotek gabinetu.
7. Miejsca przetwarzania i transfery poza EOG
Podstawowa infrastruktura aplikacji, bazy i plików jest utrzymywana w Polsce w OVHcloud, a przejściowo także w cyber_Folks. Usługi ochrony ruchu, AI, komunikacji, analityki i ich dalsi dostawcy mogą przetwarzać dane również w innych państwach. Lokalizacja podstawowej bazy nie oznacza braku transferów ani dostępu z zagranicy.
Przekazanie poza EOG wymaga odpowiedniej podstawy z rozdziału V RODO, np. właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych i wymaganych zabezpieczeń. Zakres zastosowania mechanizmu weryfikuje się dla konkretnego odbiorcy i usługi. Informacje o zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać pod adresem [email protected], z uwzględnieniem ochrony poufnych danych innych osób. Nie domniemywa się mechanizmu transferu z samej nazwy dostawcy, akceptacji Regulaminu lub zgody na połączenie MCP.
8. Okresy przechowywania i usuwanie
| Rodzaj danych | Okres lub kryterium |
|---|---|
| Dane Umowy, kontaktu i obsługi własnej ENOTION | Przez czas obsługi relacji lub sprawy; następnie w niezbędnym zakresie do upływu obowiązków ustawowych lub terminów dochodzenia i obrony konkretnych roszczeń. |
| Faktury i dokumenty rozliczeniowe ENOTION | Przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, liczony według zasad tych przepisów. |
| Dane marketingowe przetwarzane na zgodzie | Do wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu. Ograniczony dowód udzielenia i cofnięcia zgody może pozostać w celu wykazania prawidłowości działań i obrony roszczeń. |
| Logi własnej ochrony usługi | Nie dłużej niż potrzeba do wykrywania i wyjaśnienia nadużyć oraz usterek, z uwzględnieniem rodzaju zdarzenia i cyklu analizy; standardowo nie dłużej niż 24 miesiące. Dowody konkretnego incydentu lub roszczenia mogą wymagać odrębnego przechowania. |
| Dane powierzone, w tym rezerwacje i dokumentacja | Według instrukcji Klienta i celu funkcji. Po zakończeniu Umowy standardowy okres zwrotu i usunięcia wynosi 120 dni, z wyjątkami i prawami określonymi w §7 Umowy PPD. Klient może polecić wcześniejsze usunięcie, o ile prawo nie wymaga zachowania danych. |
| Nagrania, transkrypcje, pliki i wyniki AI | Według celu konkretnej funkcji i instrukcji Klienta; zapisany wynik może stać się częścią dokumentacji. Retencję u dostawców ustala się dla użytej usługi i ustawień. Usunięcie wejściowego pliku lub odłączenie integracji nie oznacza usunięcia wszystkich pozostałych kopii. |
Kopia bezpieczeństwa, log i dokument zapisany w kartotece mogą mieć różne cele i cykle usuwania. W zakresie powierzonym podlegają instrukcjom oraz terminom Umowy PPD; nie są automatycznie podstawą bezterminowego przechowywania. Dane przechowywane wyłącznie dla obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń są ograniczane do tego celu.
9. Bezpieczeństwo i urządzenia
Stosujemy zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, poufność personelu, ochronę transmisji, kopie i obsługę incydentów. Dostawcy infrastruktury i ochrony ruchu mogą przetwarzać dane potrzebne do wykonania ich usług. Logi mogą obejmować IP, identyfikator Konta, czas, rodzaj operacji, parametry urządzenia i diagnostykę. Nie należy umieszczać zbędnych danych osobowych w zgłoszeniach technicznych.
Tryb offline zapisuje dane robocze w przeglądarce urządzenia, aby umożliwić pracę i synchronizację. Użytkownik powinien zabezpieczyć urządzenie i sprawdzić wynik synchronizacji. Usunięcie danych przeglądarki przed synchronizacją może spowodować utratę lokalnych wpisów. Dane logowania i uprawnienia integracji wymagają ochrony; nie należy przekazywać Hasła zewnętrznemu asystentowi.
10. Cookies, analityka i ochrona przed botami
Cookies i podobne technologie przechowują informacje na urządzeniu lub pozwalają je odczytać. Niezbędne mechanizmy służą m.in. sesji, uwierzytelnieniu, bezpieczeństwu i zachowaniu wyboru zgód; aplikacja może też korzystać z pamięci lokalnej do pracy offline. Mechanizmy opcjonalne wymagają uprzedniej zgody zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Zmiana ustawień przeglądarki jest dodatkową możliwością, a nie jedynym sposobem odmowy.
Serwis informacyjny i aplikacja. Narzędzia reklamowe i analityczne dotyczą strony informacyjnej. Dane z kartotek aplikacji nie są przeznaczone do pomiaru reklam. Formularz rezerwacji może dodatkowo korzystać z zabezpieczenia przed botami, jeżeli włączono taką funkcję.
Google Analytics, Google Ads i zarządzanie znacznikami. W zależności od udzielonej zgody służą pomiarowi korzystania ze strony, konwersji i reklamie. Mogą obejmować identyfikatory, zdarzenia strony i parametry urządzenia, z udziałem Google Ireland Limited i dostawców Google. Sam mechanizm zarządzania znacznikami lub ustawienie odmowy w Consent Mode nie stanowi osobnej podstawy przetwarzania ani zgody na dodatkowe cele.
Meta Pixel. Jeżeli jest uruchomiony i udzielono wymaganej zgody, umożliwia pomiar reklam i remarketing z udziałem Meta Platforms Ireland Limited. Nie jest narzędziem prowadzenia dokumentacji gabinetu. Odbiorcy reklamowi mogą określać własne cele; nie należy traktować ich automatycznie jako podprocesorów danych klinicznych.
Google reCAPTCHA. Opcjonalne zabezpieczenie formularza może przekazywać Google dane urządzenia, IP i interakcji potrzebne do oceny, czy zgłoszenie pochodzi od człowieka. Klient włączający funkcję uwzględnia ją w informacji dla Osób Rezerwujących. Włączenie przez gabinet nie zastępuje obowiązków dotyczących urządzenia i danych osoby odwiedzającej.
Wybór zgód można zmienić przez „Ustawienia cookies” w stopce strony; zapis wyboru jest przechowywany lokalnie w przeglądarce. Odmowa opcji marketingowych i analitycznych nie powinna blokować podstawowych funkcji. Cookies sesyjne wygasają zgodnie z sesją, a trwałe — według parametrów lub po wcześniejszym usunięciu. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
11. Prawa osób
W granicach RODO przysługują prawa dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy przetwarzanie jest zautomatyzowane i opiera się na zgodzie lub umowie. Można cofnąć zgodę bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.
Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, jest skuteczny bez podawania takiego uzasadnienia. Żądanie usunięcia nie uchyla ustawowego obowiązku przechowywania ani innych wyjątków RODO.
Żądanie można wysłać na [email protected]. W sprawach powierzonych pomagamy i przekazujemy je właściwemu Klientowi. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; uzasadnione przedłużenie do dwóch kolejnych miesięcy wymaga informacji z przyczyną w pierwszym miesiącu. Weryfikacja tożsamości jest ograniczona do potrzeb ochrony danych. Obsługa jest zasadniczo bezpłatna; wyjątki dla żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych wynikają z art. 12 RODO.
Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz skorzystać ze środków ochrony sądowej. Informacja o prawach nie ogranicza ich zakresu wynikającego z przepisów.
12. Aktualizacje i pozostałe dokumenty
Polityka uzupełnia Regulamin i Umowę PPD. O istotnych zmianach dotyczących osób informujemy odpowiednio przez System, stronę lub e-mail; zmiany umowne i podprocesorów wymagają procedur określonych w Regulaminie i Umowie PPD. Aktualizacja informacji nie zastępuje nowej podstawy przetwarzania ani zgody, jeżeli jest wymagana.