W ostatnich tygodniach przebudowaliśmy moduł wprowadzania faktur zakupu leków w Weter.pl. Zmiana nie polega jedynie na odświeżeniu wyglądu – to pełna reorganizacja pracy z dokumentem, której celem jest wyeliminowanie powtarzalnych czynności i zwiększenie pewności, że dane trafiają do systemu poprawnie.
Poniżej wyjaśniam, jak korzystać z nowego formularza i dlaczego w praktyce gabinetu przynosi on realną oszczędność czasu.
Dlaczego zmieniliśmy formularz?
Wcześniejsza wersja była funkcjonalna, ale wymagała ręcznego uzupełniania pól dotyczących leków: jednostek, serii, terminu ważności czy właściwych nazw handlowych. W przypadku częstych dostaw oznaczało to ryzyko literówek oraz konieczność wielokrotnego powtarzania tych samych czynności.
Nowy formularz korzysta z rządowej listy leków referencyjnych, dzięki czemu:
- nazwa leku podpowiada się automatycznie,
- wiele pól uzupełnia się “same”, bez ponownego wpisywania danych,
- łatwiej kontrolować zgodność dokumentacji z wymogami prawnymi.
To oznacza, że lekarz lub asystent administracyjny wykonuje mniej pracy ręcznej, a system eliminuje typowe błędy z danych magazynowych.
Jak korzystać z nowego formularza krok po kroku?
1. Wprowadź dane z faktury (tu niewiele się zmieniło)
W górnej części formularza znajdują się obowiązkowe pola:
- dostawcę
- numer faktury,
- data sprzedaży, wystawienia i zapłaty
System podpowiada datę bieżącą, ale możesz ją zmienić. Sumaryczna wartość faktury aktualizuje się automatycznie po wpisaniu pozycji.
2. Dodaj pozycję zakupu
Po rozwinięciu sekcji „Pozycja 1” zobaczysz nowy układ pól. Wszystkie pola dotyczą jednej pozycji zakupionego towaru.
a) Wyszukaj lek
Wpisz fragment nazwy – system skorzysta z listy leków referencyjnych. Po wybraniu pozycji uzupełnij wymagane pola
a) Wprowadź ilość, serię i datę ważności
Pola są zgrupowane w logicznej kolejności tak, aby wprowadzanie zajmowało jak najmniej czasu.
b) Sprawdź aktualny stan magazynu
Obok pozycji widzisz natychmiast, jak zmieni się stan danego leku po zapisaniu dokumentu.
3. Dodaj dane wymagane na Dokumentach Obrotu Detalicznego
Dla leków referencyjnych (rządowych), system automatycznie uzupełni część pól.
Wprowadzone dane zostaną automatycznie wykorzystane przy wystawianiu Dokumentu Obrotu Detalicznego i nie trzeba będzie ich wpisywać przy wystawianiu dokumentu.
4. Cenniki
W tym miejscu możesz dodać cenniki bez konieczności przechodzenia do innych modułów, co znacząco przyspiesza pracę i upraszcza cały proces.
4. Łączenie leków z lekami głównymi – większa spójność danych bez dodatkowej pracy
Nowy formularz obsługuje również sytuacje, w których na fakturze zaczytanej z pliku pojawia się lek opisany inaczej niż mamy zapisany w systemie lub zapisany w sposób niestandardowy. W takich przypadkach system automatycznie wykrywa pozycje niezgodne z listą leków które mamy zapisane w systemie i pozwala szybko powiązać je z właściwym lekiem. Po zapisaniu dokumentu wczytana nazwa zostaje automatycznie zastąpiona nazwą leku głównego— bez konieczności podejmowania dodatkowych działań.
. Dzięki temu:
- unikniesz rozdrobnienia magazynu na wiele podobnych pozycji,
- dokumentacja będzie w pełni zgodna z rejestrem leków,
- a cały proces korekty zajmie dosłownie kilka sekund.
To rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznej standaryzacji i pozwala zachować przejrzystość magazynu nawet wtedy, gdy faktury są opisane w różny sposób przez różnych dostawców.
Jak ręcznie połączyć lek z faktury z nazwą główną – instrukcja krok po kroku
Oto jak to zrobić:
a. Otwórz okno łączenia nazw : „Zmień nazwę główną”
Pojawi się okno łączenia nazw:
b. Sprawdź nazwę widniejącą na fakturze
W górnej części okna zobaczysz pole:
„Nazwa na fakturze: TYMPA CALF 100 ML”
To nazwa, która zostanie przypisana do właściwego leku głównego.
c. Wyszukaj lek z listy leków głównych
W polu wyszukiwania wpisz fragment nazwy leku głównego, z którym chcesz połączyć nazwę z faktury.
System podpowie dostępne pozycje a leki z rządowej listy leków referencyjnych są zaznaczone niebieskim kolorem.
d. Wybierz odpowiedni lek z listy
Kliknij właściwą pozycję – po jej zaznaczeniu zostanie ona oznaczona jako lek główny, z którym zostanie połączona nazwa z faktury.
e. Zapisz połączenie
Kliknij przycisk „Połącz nazwy”.
Od tego momentu:
- dokument zapisze się już pod prawidłową nazwą główną,
- a system zapamięta to połączenie na przyszłość.
Przy kolejnych fakturach z tą samą nazwą od dostawcy system automatycznie zastosuje już wybraną wcześniej nazwę główną — bez ponownego pytania.
Co zyskujesz dzięki zmianie?
✔ Mniej błędów
Dla leków z rządowej listy referencyjnej dane o lekach pochodzą z tej samej listy, którą posługują się instytucje państwowe.
✔ Większą szybkość pracy
Przy dużej liczbie dostaw różnica jest wyraźna – wiele pól uzupełnia się automatycznie.
✔ Lepszą organizację i przejrzystość
Nowy układ jest bardziej intuicyjny, szczególnie dla osób, które sporadycznie wprowadzają faktury.
✔ Pewność zgodności z przepisami
Wymagane dane w dokumentach obrotu detalicznego system pilnuje za Ciebie.
Dodaj komentarz