Jak zmierzyć czas pracy administracyjnej w gabinecie
Najpierw zmierz powtarzalne czynności i poprawki, a dopiero potem oceniaj usprawnienie. Wartość czasu można oszacować modelowo, ale nie jest ona dowodem oszczędności pieniężnej ani dodatkowego przychodu.
Ręczny sposób pracy i program mają swoje koszty. Żeby je porównać, zbierz dane z własnego gabinetu. Ogólne hasło „system oszczędza kilka godzin dziennie” nie mówi, czy zadziała tak u Ciebie.
Zapisuj czynności przez zwykły tydzień
Wybierz okres bez wyjątkowego spiętrzenia spraw. Zanotuj czynność, osobę, liczbę powtórzeń, łączny czas oraz czas poprawek. Jeśli występują duże różnice między tygodniami, powtórz pomiar w innym okresie.
| Czynność | Co mierzyć | Czego nie doliczać drugi raz |
|---|---|---|
| Przepisywanie danych | Czas potrzebny na poprawny zapis w kolejnym miejscu. | Tej samej pracy jako osobnej „obsługi dokumentu”. |
| Szukanie historii | Czas do odnalezienia właściwego wpisu. | Późniejszej oceny medycznej dokumentu. |
| Poprawka pomyłki | Wyjaśnienie i poprawienie błędnego zapisu. | Poprawki już ujętej w czasie całego procesu. |
| Powtarzalny telefon | Czas organizacyjnej rozmowy o terminie lub dokumencie. | Rozmowy potrzebnej do opieki nad pacjentem. |
Notuj łączny czas pracy poszczególnych osób. Nie sumuj go z czasem kalendarzowym całego procesu, jeżeli oznaczałoby to ponowne policzenie tych samych minut.
Modelowy rachunek, bez obietnicy wyniku
Przykład jest hipotetyczny. Przyjmijmy 300 minut pracy administracyjnej w tygodniu, czyli 5 godzin. Przy modelowej wartości godziny 120 zł otrzymujemy 600 zł wartości tego czasu. To przyjęte liczby, a nie pomiar klienta ani stawka Weter.pl.
Jeżeli po zmianie te same czynności zajmują 180 minut, różnica wynosi 120 minut, czyli 2 godziny. W tym modelu ich wartość to 240 zł. Nie oznacza to, że gabinet ma o 240 zł więcej pieniędzy. Stałe koszty mogą pozostać takie same, a odzyskany czas może służyć odpoczynkowi lub spokojniejszej obsłudze.
Porównaj cały proces po zmianie
- Wykonaj podobny zestaw czynności w nowy sposób.
- Dolicz sprawdzenie wyniku, poprawki i obsługę problemów.
- Oddziel czas nauki oraz wdrożenia od zwykłej pracy po opanowaniu programu.
- Uwzględnij opłaty za potrzebne moduły i wiadomości.
- Sprawdź także jakość danych oraz liczbę zaległych spraw.
Dodatkowy przychód można rozważać dopiero wtedy, gdy odzyskany czas rzeczywiście został wykorzystany na dodatkowe wykonane i opłacone usługi. Samo zwolnienie terminu w kalendarzu nie wystarcza.
Wybierz zmianę na podstawie wyniku
Pomiar może wskazać potrzebę programu, lepszej konfiguracji albo prostszej procedury. Zacznij od jednego procesu opisanego w artykule o automatyzacji. Jeżeli najwięcej czasu zajmują rozmowy, sprawdź porządkowanie powtarzalnych telefonów.
Pełny koszt oferty policz osobno według zestawienia opłat. Nie porównuj samego abonamentu z zawyżoną wartością wszystkich minut spędzonych przy dokumentacji.
Najczęstsze pytania
Czy wartość godziny oznacza utracony przychód?
Nie. To przyjęty sposób wyceny czasu. Dodatkowy przychód wymaga faktycznie wykonanej i opłaconej usługi, a nie tylko odzyskania czasu.
Czy należy liczyć czas poprawek?
Tak. Uwzględnij go w całym procesie, ale nie doliczaj ponownie, jeśli został już ujęty w pomiarze.
Czy pomiar musi wykazać potrzebę zakupu programu?
Nie. Może wskazać, że najpierw trzeba zmienić procedurę, uporządkować dane albo lepiej wykorzystać obecne narzędzie.
