Jak przejść z papierowej dokumentacji na system weterynaryjny
Przejście na program zacznij od daty nowych wpisów, sprawdzenia wymaganych dokumentów i próby na kilku wizytach. Stare archiwum zachowaj zgodnie z zasadami przechowywania, a danych potrzebnych do bieżącego leczenia nie odkładaj na później.
Wyznacz dzień, od którego nowe wizyty zapisujesz w programie, i ustal sposób korzystania ze starego archiwum. Najpierw przećwicz pełny proces: pacjent, karta, leki, zapis, podgląd i wydruk. Nie zaczynaj od usuwania papierowych oryginałów.
Przygotowanie przed pierwszym dniem
- Spisz prowadzoną dokumentację i wymagania dotyczące jej formy oraz przechowywania.
- Wybierz osoby odpowiedzialne za ustawienia, katalog leków i szkolenie zespołu.
- Sprawdź dane gabinetu, lekarzy, klientów oraz numerację dokumentów.
- Ustal jednostki leków, partie i stan początkowy, zanim zaczniesz rozliczać magazyn.
- Przygotuj kilka rzeczywistych przykładów wizyt do omówienia z zespołem.
Przykłady powinny obejmować codzienny przypadek, powracającego pacjenta oraz sytuację wymagającą korekty. Jeśli pracujesz w terenie, sprawdź też przygotowanie i późniejszą synchronizację obsługiwanych kart bez internetu.
Co przenieść na początku?
Uzupełnij dane potrzebne do bieżącego leczenia aktywnych pacjentów: identyfikację, istotną historię, aktualne zalecenia i wyniki. Nie trzeba zakładać, że każdy dawny wpis musi zostać ręcznie przepisany przed startem. Jednocześnie brak wymaganych lub klinicznie potrzebnych informacji nie jest akceptowalnym „etapem wdrożenia”.
Przy imporcie dostępnych danych najpierw sprawdź próbkę. Porównaj liczbę rekordów, powiązania klienta i zwierzęcia oraz poprawność znaków. Nie łącz podobnych nazw bez sprawdzenia tożsamości.
Jak zachować spójność archiwum?
Przykład organizacyjny: wizyty przed ustaloną datą pozostają w oznaczonych kartotekach, a późniejsze trafiają do Weter.pl. Zespół wie, gdzie szukać każdego okresu. Dokumenty papierowe nie krążą bez kontroli między domem, samochodem i lecznicą.
Ustawa o zakładach leczniczych dla zwierząt wymaga ochrony i poufności dokumentacji usług. DOD ma dodatkowe zasady: przy formie elektronicznej §2 ust.3 właściwego rozporządzenia przewiduje równoczesne sporządzanie i przechowywanie wydruków. Nie traktuj migracji jako zgody na zniszczenie wszystkich wcześniejszych oryginałów.
Kontrola pierwszych wpisów
- Czy karta dotyczy właściwego pacjenta i klienta?
- Czy zapis obejmuje wykonane badanie, leczenie i dalsze zalecenia?
- Czy lek rozliczono w odpowiedniej jednostce oraz serii?
- Czy dokument ma poprawny numer i można go odnaleźć?
- Czy roboczy formularz został zakończony właściwym zapisem?
Ustal własne tempo
Nie ma jednego czasu wdrożenia dla wszystkich gabinetów. Zależy od liczby osób, zakresu danych i procesu pracy. Sprawdź, czy każdy pracownik umie wykonać swoje zadanie oraz zgłosić problem. Krótka próba i kontrola wyników dają lepszą podstawę decyzji niż obietnica wdrożenia w kilka dni.
Wybór formy opisuje porównanie papieru i programu.
