Automatyzacja w gabinecie: jak wybrać pierwsze usprawnienie
Automatyzację warto zacząć od jednej często powtarzanej czynności, a jej efekt sprawdzić na własnych danych. Program może ograniczyć przepisywanie, lecz nadal potrzebna jest kontrola wpisów, importów i wysyłanych wiadomości.
Wybierz czynność, którą zespół wykonuje wielokrotnie: przepisuje dane właściciela, wprowadza fakturę za leki albo przypomina o terminie. Zanim włączysz automatyzację, ustal, skąd bierze się informacja i kto sprawdza wynik. W przeciwnym razie program może szybciej powielać ten sam błąd.
Znajdź jeden powtarzający się etap
Przez kilka zwykłych dni zapisuj czynność, liczbę jej powtórzeń, czas wykonania i potrzebne poprawki. Oddziel pracę, którą można uprościć, od czasu na rozmowę z klientem lub ocenę pacjenta. Nie każda dłuższa czynność jest stratą.
Na początek wybierz proces z jasnym początkiem i końcem. „Import faktury i sprawdzenie pozycji” można ocenić. „Lepsza organizacja całej kliniki” jest zbyt szerokim zadaniem.
Cztery przykłady do sprawdzenia w programie
| Czynność | Co można uprościć | Co trzeba sprawdzić |
|---|---|---|
| Dane klienta | Wybrać istniejącą kartotekę zamiast wpisywać ją ponownie. | Czy to właściwy właściciel i właściwe zwierzę. |
| Faktura zakupu leków | Wczytać obsługiwany XML lub PDF. | Produkt, ilość, jednostkę, cenę, serię i termin ważności. |
| Powtarzalny opis wizyty | Użyć przygotowanego schematu. | Czy opis i pozycje pasują do aktualnej wizyty. |
| Przypomnienie o terminie | Skorzystać ze skonfigurowanej wiadomości. | Numer telefonu, termin, treść i wynik wysyłki. |
W Weter.pl są dostępne schematy leczenia, importy faktur zakupu oraz powiązanie dokumentu z magazynem. Odczyt PDF i inne funkcje AI wymagają połączenia z internetem oraz odpowiednich ustawień. Rozpoznane dane trzeba zatwierdzić po sprawdzeniu.
Porównaj cały proces, razem z poprawkami
- Wykonaj kilka podobnych operacji dotychczasowym sposobem.
- Powtórz je z nową funkcją, na danych testowych.
- Zmierz czas od rozpoczęcia do poprawnego zapisu.
- Uwzględnij sprawdzenie wyniku i poprawki.
- Ustal, kto obsłuży błąd oraz jak wrócić do ręcznego wykonania.
Wczytanie pliku nie jest dowodem poprawnego przyjęcia leków. Pobranie XML faktury do KSeF nie oznacza jej wysłania. Zapis wiadomości nie zawsze oznacza doręczenie. Sprawdzaj rezultat właściwy dla danego procesu.
Jeżeli chcesz ocenić wartość odzyskanego czasu, skorzystaj z prostego pomiaru pracy administracyjnej. Nie przeliczaj automatycznie każdej zaoszczędzonej minuty na nowy przychód.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacja oznacza wyłącznie AI?
Nie. Może polegać na wykorzystaniu istniejącej kartoteki, schematu, importu pliku albo przypomnienia. AI jest jedną z możliwych funkcji.
Jak sprawdzić, czy usprawnienie pomaga?
Zmierz czas całego procesu przed zmianą i po niej, uwzględniając kontrolę wyniku, poprawki i ewentualne opłaty.
Czy automatyczny odczyt faktury zwalnia ze sprawdzenia danych?
Nie. Przed zatwierdzeniem trzeba porównać rozpoznane pozycje z fakturą, zwłaszcza ilości, jednostki, serie i ceny.
