Jak przechowywać dane pacjentów w gabinecie weterynaryjnym
Dane pacjenta weterynaryjnego często zawierają dane osobowe opiekuna, więc wymagają zasad dostępu i ochrony. Rozdziel archiwum, kopię zapasową i eksport oraz przypisz okres przechowywania do konkretnego rodzaju dokumentu.
Dokumentację przechowuj w kontrolowanym miejscu, z dostępem potrzebnym danej osobie do pracy. Zwierzę nie jest osobą fizyczną, ale karta często zawiera imię, nazwisko, telefon, adres i rozliczenia jego opiekuna. To dane, których ochrony nie można pominąć.
Co trzeba rozróżnić?
- Archiwum: dokumenty zachowane przez wymagany czas.
- Kopia zapasowa: dane potrzebne do odtworzenia systemu po utracie lub awarii.
- Eksport: plik pobrany przez użytkownika w określonym zakresie.
- Wydruk: przedstawienie dokumentu na papierze lub w pliku do drukowania.
Eksport kilku kart nie jest pełną kopią całego systemu. Kopia techniczna nie musi zastępować wymaganych wydruków. Pobrany PDF zawierający dane klientów również trzeba chronić.
Prosty standard ochrony
- Zakładaj osobne konta dla pracowników i przydzielaj prawa odpowiednie do zadań.
- Nie przekazuj wspólnego hasła całemu zespołowi. Po zakończeniu współpracy odbierz dostęp.
- Sprawdzaj dane klienta przed dodaniem dokumentu lub wysyłką.
- Chroń urządzenia i foldery, do których pobierasz pliki. Ogranicz dostęp do papierowego archiwum.
- Ustal procedurę odtworzenia danych i sprawdź, kto wykonuje ją podczas awarii.
- Określ, kto może udostępnić dokumentację i w jakim zakresie.
Przykład: wydruk karty przygotowany dla opiekuna zawiera jego adres. Nie pozostawiaj go w miejscu dostępnym innym klientom. Analogicznie nie przesyłaj pliku na zapamiętany adres e-mail bez sprawdzenia odbiorcy.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Nie ma jednej liczby lat właściwej dla każdego pliku w gabinecie. Art. 69 Prawa farmaceutycznego oraz art. 103 i 108 rozporządzenia (UE) 2019/6 przewidują okresy dla wskazanej w nich dokumentacji. Wykaz szczepień psów ma osobny okres w art. 44 ustawy o zdrowiu zwierząt.
Przygotuj wykaz rodzajów dokumentów, podstaw i terminów. Nie usuwaj całej historii klienta wyłącznie dlatego, że upłynął termin dotyczący jednego dokumentu. Nie przechowuj też dodatkowych danych bez określonego celu.
Co sprawdzić w programie?
W Weter.pl sprawdź role, uprawnienia, historię kart i dostępne eksporty. Widoczność danych na koncie hodowcy zależy od udostępnienia i powiązań z lecznicą; nie nadawaj szerszego dostępu na podstawie podobieństwa nazw.
Zakład leczniczy odpowiada za ochronę i poufność dokumentacji na podstawie art.28 ustawy o zakładach leczniczych dla zwierząt. Przetwarzanie danych opiekunów wymaga oceny według RODO, w tym zasad ograniczenia celu, minimalizacji i bezpieczeństwa. Sam napis „system zgodny z RODO” nie zastępuje organizacji dostępu.
O przejściu i zachowaniu archiwum przeczytasz w instrukcji migracji dokumentacji.
