Przyjęcie leków na magazyn w Weter.pl: faktura, serie i jednostki

Faktura zakupu leków i przyjęcie towaru na magazyn są powiązane, ale nie oznaczają tego samego co faktura wystawiana właścicielowi zwierzęcia. Ten formularz służy do zapisania dostawy oraz jej pozycji w magazynie gabinetu.

1. Wybierz sposób wprowadzenia dostawy

Otwórz Magazyn → Przyjęcie na magazyn ręcznie albo Przyjęcie na magazyn z pliku. Przy pliku wybierz dokument i uruchom odczyt. Obsługiwane są określone warianty dokumentów, a nie każdy plik o rozszerzeniu XML lub PDF.

XML KSeF można odczytać z dostarczonego pliku. Nie jest to automatyczne pobieranie faktur z konta KSeF. Część plików PDF jest rozpoznawana bez AI; inne mogą wymagać analizy AI, jeśli gabinet ma tę funkcję. Przed użyciem takiej analizy sprawdź informację o przekazaniu dokumentu do usługi zewnętrznej.

2. Sprawdź nagłówek i magazyn

Porównaj dostawcę, numer i daty dokumentu ze źródłem. Jeśli gabinet ma podmagazyny, sprawdź pole Przyjmij dostawę na magazyn. Cała dostawa trafi do wybranego magazynu; nie wybieraj go według ostatniej zapamiętanej wartości bez kontroli.

3. Dopasuj lek do kartoteki

Dla każdej pozycji wybierz istniejący lek lub utwórz nowy. Przy dopasowaniu sprawdzaj nazwę, moc, postać, podmiot odpowiedzialny i wielkość opakowania. Podobna nazwa nie gwarantuje, że to ten sam produkt.

Dane referencyjne mogą uzupełnić opis preparatu. Nie opisują jednak konkretnej dostarczonej partii. Zapamiętane dopasowanie nazwy z dokumentu także warto skontrolować przy kolejnej dostawie.

4. Uzupełnij serię, ważność i ilość

Numer serii oraz datę ważności odczytaj z dostawy i dokumentów. Przy różnych seriach lub datach ważności rozdziel pozycje tak, aby można było później wydać właściwą partię. Sprawdź ilość oraz jednostkę, w której gabinet prowadzi stan.

Nie wpisuj późniejszej daty tylko dlatego, że program wskazuje przeterminowanie. Jeśli źródło jest nieczytelne, wyjaśnij je z dostawcą.

5. Sprawdź przeliczenie jednostek i cen

Przykład obliczenia: dostarczono 2 butelki po 100 ml, razem 200 ml. Jeśli ich łączna cena netto wynosi 80 zł, cena za 1 ml to 0,40 zł. Po przejściu z butelek na mililitry zmieniają się ilość i cena jednostkowa, a łączna wartość pozycji powinna pozostać zgodna z dokumentem.

Porównaj cenę netto, brutto i stawkę VAT. Upewnij się, które pole edytujesz. Oddziel cenę zakupu od ustawień ceny sprzedaży i marży.

6. Sprawdź dane do dokumentacji obrotu

Jeśli formularz wymaga opakowania bezpośredniego, sprawdź liczbę, rodzaj i zawartość. Fiolka, butelka oraz karton z kilkoma fiolkami nie są zamiennymi jednostkami. Reguła opakowania może być zapamiętana dla leku i jednostki, dlatego musi odpowiadać rzeczywistemu produktowi.

7. Zapisz i sprawdź wynik

Przejrzyj wszystkie pozycje oraz sumę dokumentu, a następnie zapisz przyjęcie. Poczekaj na potwierdzenie i odnajdź dostawę na liście. Sprawdź stan właściwego magazynu oraz serie.

Jeśli odczyt pliku nie zadziała, możesz wprowadzić dostawę ręcznie albo zgłosić konkretny problem. Sam podgląd odczytanych danych nie zwiększa stanu.

Najczęstsze pytania

Czy odczytanie pliku od razu zwiększa stan magazynu?

Nie. Najpierw sprawdzasz formularz i jego pozycje. Stan zwiększa się po poprawnym zapisie przyjęcia.

Czy dane referencyjne ustalają serię i datę ważności?

Nie. Seria i ważność dotyczą konkretnej dostawy i trzeba je sprawdzić w jej dokumentach oraz na opakowaniach.

Czy wczytanie XML KSeF łączy program z kontem KSeF?

Nie. Opisana funkcja odczytuje wybrany plik i nie oznacza automatycznego pobierania faktur z KSeF.