Automatyczne wczytywanie faktur za leki z pliku PDF
Fakturę PDF można odczytać w przyjęciu na magazyn z pliku, a dostępny odczyt AI pomaga przygotować dane do sprawdzenia. Dopiero zapis zweryfikowanego przyjęcia zmienia magazyn; odczyt nie gwarantuje poprawnych jednostek, serii ani dat ważności.
Fakturę za leki w PDF dodasz przez Magazyn → Przyjęcie na magazyn z pliku. Weter może odczytać obsługiwany dokument, a przy części zwykłych PDF udostępnić odczyt za pomocą AI. Wynik jest propozycją danych, którą trzeba porównać z fakturą i dostawą przed zapisem.
Odczyt pliku i integracja z hurtownią
Import pliku nie wymaga bezpośredniego połączenia z kontem hurtowni. Dostawca nadal przekazuje dokument, a użytkownik wskazuje go w Weter.pl. Nie oznacza to obsługi każdego PDF ani automatycznego odbierania faktur z poczty.
Rozpoznany PDF e-faktury KSeF może być odczytany bez AI. Dla innego dokumentu może pojawić się przycisk Odczytaj za pomocą AI, zależnie od dostępu gabinetu. Przed użyciem przeczytaj informację o przekazaniu pliku do zewnętrznej analizy.
Jak wczytać fakturę?
- Pobierz oryginalny PDF od dostawcy. Sprawdź numer faktury i upewnij się, że dostawa nie została już przyjęta.
- Otwórz Przyjęcie na magazyn z pliku i wskaż dokument.
- Wybierz dostępny sposób odczytu. Jeżeli odczyt się nie powiedzie, skorzystaj z ręcznego wprowadzenia zamiast zapisywać przypadkowy wynik.
- Sprawdź dostawcę, daty, numer i magazyn docelowy.
- Porównaj wszystkie pozycje: nazwę produktu, jednostkę, ilość, ceny oraz wartości. Dopasuj lek do katalogu.
- Uzupełnij brakujące serie, daty ważności i dane opakowania na podstawie dostawy.
- Zapisz przyjęcie i sprawdź nową partię na liście stanów.
Przykład: poprawna nazwa, błędna jednostka
PDF zawiera „2 butelki po 100 ml”. Katalog rozlicza preparat w ml. Odczyt nazwy nie wystarczy: przyjęcie powinno odpowiadać 200 ml, jeżeli obie butelki rzeczywiście mają taką zawartość. Cena jednostkowa po przeliczeniu dotyczy ml, a nie butelki. Wartość dostawy powinna pozostać zgodna z fakturą.
Podobnie numer wpisany przy pozycji może być kodem towaru zamiast serii. Nie zatwierdzaj go jako serii bez sprawdzenia. Jeżeli data ważności nie występuje w PDF, AI nie ma podstaw, aby ją wiarygodnie ustalić.
Jak ograniczyć poprawki?
- Używaj oryginalnego, czytelnego dokumentu, a nie zdjęcia niepełnej strony.
- Sprawdzaj, czy wszystkie strony i pozycje zostały odczytane.
- Zachowuj jeden katalog nazw i weryfikuj zapamiętane przeliczniki.
- Kontroluj również produkty niebędące lekami. Mogą wymagać innej jednostki lub oznaczenia dokumentacji obrotu.
Odczyt może ograniczyć przepisywanie danych, ale nie zastępuje odbioru dostawy. Wymagania dotyczące danych przyjęcia, w tym opakowań, serii i ważności, opisuje wzór dokumentacji obrotu detalicznego. Import XML opisuje osobna instrukcja faktur zakupowych z KSeF.
