Najczęstsze błędy w ewidencji leków weterynaryjnych
Najczęstsze niezgodności ewidencji leków dotyczą jednostek, serii, dat, magazynu i podwójnych zapisów. Zanim poprawisz stan, sprawdź dokument źródłowy oraz historię ruchów, aby nie ukryć przyczyny błędu.
Gdy stan leku nie zgadza się z półką, najpierw sprawdź jednostkę, serię, magazyn i historię dokumentów. Ręczna zmiana liczby bez ustalenia przyczyny może ukryć błąd, który powtórzy się przy następnej dostawie lub wizycie.
Błędy i sposób sprawdzenia
| Niezgodność | Co sprawdzić? |
|---|---|
| Stan jest sto razy za mały albo za duży. | Czy butelkę rozliczono jako 1 sztukę lub jako 100 ml? Sprawdź przelicznik przyjęcia. |
| Lek jest na półce, ale niedostępny na karcie. | Datę czynności, datę dostawy, ważność partii i magazyn osoby wystawiającej kartę. |
| Brakuje części zapasu. | Użycie na kartach, MM, WZ, utylizację i niezapisane albo podwójnie zapisane przyjęcie. |
| Dokument pokazuje inną serię niż opakowanie. | Partię wybraną podczas rozliczenia leku. |
| DOD ma niejasną zawartość opakowania. | Opakowanie bezpośrednie i jego liczbę, a nie tylko ilość magazynową. |
Przykład pomyłki w jednostce
Dostawa obejmuje jedną butelkę 100 ml. Magazyn przyjął 1 ml, bo jednostka z dokumentu została skopiowana bez przeliczenia. Następna karta zużywa 10 ml i pokazuje brak zapasu. Problem leży w przyjęciu, a nie w tym, że lekarz powinien wpisać mniejszą ilość leczenia.
Przeliczenie obejmuje również cenę jednostkową. Po poprawce sprawdź, czy wartość przyjęcia zgadza się z dokumentem dostawcy. Nie łącz różnych mocy i opakowań preparatu tylko dlatego, że mają podobne nazwy.
Jak znaleźć przyczynę w Weter.pl?
- Otwórz Stany leków, wskaż dzień i magazyn, a następnie rozwiń partie.
- Przejdź do Historii leku oraz właściwego przyjęcia.
- Porównaj serię, ilości i dokumenty użycia. Sprawdź MM oraz nierozliczone WZ.
- Jeśli potrzebna jest poprawka, wykonaj ją na właściwym dokumencie w zakresie swoich uprawnień.
- Sprawdź stan i powiązaną dokumentację po poprawce. Zapisz wyjaśnienie istotnej niezgodności.
Co ustalić w zespole?
Przyjmij jeden sposób zapisywania jednostek i rozchodów. Ustal osobę odbierającą dostawy oraz procedurę sprawdzenia krótkich terminów. Późniejsze przepisywanie z luźnych notatek zwiększa ryzyko pominięcia ilości lub serii.
Częściowe zużycie zmienia rozchód i stan, lecz nie pierwotną zawartość opakowania. Przykłady opakowań bezpośrednich pomagają rozdzielić te dane.
Wymagania ewidencji obrotu opisują przepisy DOD i art. 103 rozporządzenia (UE) 2019/6. Program pomaga wiązać dane, ale ich poprawność nadal wymaga kontroli.
